3347.Учебная работа .Тема:Аудит расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский»

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (6 оценок, среднее: 4,67 из 5)
Загрузка...

Тема:Аудит расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «»Октябрьский»»»,»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

.1 Сущность и основы расчетов с подотчетными лицами

.2 Нормативноправовая база расчетов с подотчетными лицами

ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В МП СОВХОЗ «ОКТЯБРЬСКИЙ»

.1 Экономическая характеристика и результаты деятельности в МП совхоз «Октябрьский»

.2 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

.3 Синтетический, аналитический и налоговый учет расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский»

ГЛАВА 3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

.1 Программа проверки расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский»

.2 Аудит состояния первичной документации в МП совхоз «Октябрьский»

.3 Аудит состояния учета расчетов с подотчетными лицами

.4 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Процесс производства является важнейшей стадией кругооборота средств предприятия. В процессе финансово хозяйственной деятельности у предприятия возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно операционные цели. Таким образом, в процессе функционирования каждого предприятия возникают вопросы, связанные с расчётами с подотчётными лицами. Необходимость расчетов наличными деньгами вызывает наличие задолженности за персоналом организации. Управление задолженностью имеет особое значение в условиях инфляции, когда иммобилизация собственных оборотных средств становится особенно невыгодной. Рациональная организация расчетов с подотчетными лицами способствует укреплению расчетной дисциплины, повышению ответственности предприятий за соблюдение расчетов, сокращению дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств предприятий и организаций. Вследствие этого улучшается финансовое состояние предприятий и организаций. Это особо актуально в современных рыночных условиях, поскольку денежная стадия кругооборота средств играет огромную роль в жизни предприятия любой формы собственности. Большая роль при этом отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

В связи с этим тема курсовой работы является актуальной.

Объектом исследования в курсовой работе является МП совхоз «Октябрьский», осуществляющая следующие виды деятельности: Сельское хозяйство, охота и предоставление услуг в этих областях, растениеводство, овощеводство, декоративное садоводство и производство продукции питомников, декоративное садоводство и производство продукции питомников.

Предметом исследования является учет расчетов с подотчетными лицами на МП совхоз «Октябрьский», города Красноярск.

Целью курсовой работы является рассмотрение нормативноправовой базы организации расчетов с подотчетными лицами, практики их бухгалтерского учета на материалах конкретного предприятия, аудит состояния учета и разработка предложений по усилению контроля расчетов.

В рамках поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

изучить теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами;

показать анализ финансового состояния организации;

показать анализ первичной документации по учету расчетов с подотчетными лицами;

исследовать аналитический, синтетический и налоговый учет расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский»;

провести внутреннюю аудиторскую проверку.

Методы, используемые для достижения поставленных задач:

аналитические;

графические;

сравнения.

ГЛАВА 1 ОРГАНИЗАЦИЯ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

аудит подотчетный расчет проверка

1.1 Сущность и основы расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансовохозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчёту, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства для выполнения определённых действий по поручению организации с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин «»под отчёт»»), в частности, на административнохозяйственные, командировочные расходы и т. п. Такие работники называются подотчётными лицами. Перечень лиц, имеющих право на получение денег под отчет, утверждает приказом руководитель предприятия. Если же такого документа нет, то срок выдачи подотчетных сумм считается не установленным, то есть работник должен вернуть деньги в этот же день (письмо ФНС России от 24 января 2007 г. № 04102/704).

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

под отчет на командировочные расходы;

в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации). В соответствии с пунктом 2 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденным письмом Центрального банка РФ от 4 октября 1993 г. № 18 (в редакции последующих изменений и дополнений) («»ЦБ РФ Положение «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» , номер документа 373П от 12 октября 2011 года. Регистрационный номер в Минюсте 22394 ), расчёты между юридическими лицами осуществляются, как правило, в безналичном порядке. Меры финансовой ответственности за осуществление расчётов наличными деньгами сверх установленных предельных сумм применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платёж в адрес другого юридического лица. Служебная командировка входит в состав трудовых обязанностей, возложенных трудовым договором (контрактом) на работника, и регулируется нормами трудового законодательства. Высшим нормативным правовым актом, регулирующим трудовые и иные, непосредственно связанные с ними отношения в организациях любой организационноправовой формы собственности, является Трудовой кодекс Российской Федерации, введенный в действие Федеральным законом от 30 декабря 2001 г. № 197ФЗ. Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные [26, с.115]. В соответствии с главой 24, ст. 166 Трудового Кодекса РФ служебная командировка поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются [15, с.53]. Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

покупкой товарноматериальных ценностей, расходы по которым учитываются в составе заготовительноскладских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;

участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

другими аналогичными нуждами [33, с. 114].

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К непроизводственным командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п. Однако не все служебные поездки сотрудников организации могут считаться служебными командировками. К поездкам, не признаваемым служебными командировками, в частности относятся:

служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер согласно ст. 166 ТК РФ, водителей, курьеров, работников почтовых вагонов, проводников пассажирских поездов, стюардесс и др.;

поездки работников, выполняющих работы по гражданскоправовым, а не трудовым договорам, связанные с выполнением работ по заключенным гражданскоправовым договорам подряда, комиссии, перевозки и иным договорам возмездного оказания услуг.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования, кроме такси, к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику полностью по предоставленным документам (за исключением работников бюджетных учреждений) [11, с.13]. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере: стоимости проезда железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями [21, с.126]. В соответствии с подп.12 п.1 ст.264 НК РФ расходы по проезду работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, а также консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы включаются в состав прочих расходов организации, связанных с производством и (или) реализацией. Таким образом, НК РФ предоставляет возможность возмещения работникам расходов по проезду в полном объеме без какихлибо ограничений. В том случае, когда руководитель предприятия направляет в командировку своего работника или совместителя, документально подтвержденные расходы по командировке относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) и в налогооблагаемый доход командированного лица не включаются. В том случае, когда в командировку направляется физическое лицо, выполняющее работу по договорам гражданскоправового характера, расходы также относятся на себестоимость продукции (работ, услуг), но сам факт поездки командировкой не признается в силу отношений, определяемых договором гражданскоправового характера, а следовательно, и все расходы по ней должны включаться в доход физического лица. В тех случаях, когда филиалы, участки и другие подразделения, входящие в состав предприятия, находятся в другой местности, местом постоянной работы работника считается то производственное подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором. При этом отмечено, что служебные поездки работника, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер не считаются командировками. Существует особый порядок направления работников предприятий для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, на работу вахтовым методом и полевые работы, на постоянную работу в пути на территории РФ и возмещения работникам дополнительных расходов, понесенных при выполнении таких работ. Срок командировки работников определяется руководителями предприятий, однако, он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей, специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. Так же возникают проблемы относительно дней нахождения в командировке. Федеральный Закон от 30.12.2001 №197ФЗ с 1 февраля 2002 г. ввел в действие новый Трудовой кодекс (в ред. от 27.04.2006 № 32ФЗ), положениями которого не регламентирован срок направления работника в командировку по распоряжению работодателя вне места постоянной работы [4]. Командированному работнику оплачиваются:

суточные;

расходы по найму жилого помещения;

расходы по проезду к месту командировки и обратно;

другие расходы (например, оплата услуг связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.).

В бухгалтерском учете затраты на командировку полностью включаются в состав расходов по обычным видам деятельности. В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов. Суточные учитывают в прочих расходах только в пределах установленных норм. Федеральный закон «»О бухгалтерском учете»» № 129ФЗ содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Законом разрешено составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3) и обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3) [5] . Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма в налоговом учете включается в состав прочих расходов. Если суточные выдаются сверх установленных норм, то сумма превышения в состав прочих расходов не включается и налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Однодневная командировка оформляется в обычном порядке. Работник отправляется в командировку на основании приказа руководителя фирмы. Приказ оформляется по форме № Т9 (если в командировку направлен один работник) или Т9а (если в командировку направлены несколько работников). Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 .01. 2006 г. № 1. Если срок командировки один день, то командировочное удостоверение работнику можно не выписывать (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). О том, что сотрудник фирмы был направлен в командировку, делается отметка в журнале учета работников, выбывающих в командировки. Форма этого журнала утверждена вышеупомянутой инструкцией. Если сотруднику выданы деньги для оплаты тех или иных затрат, то не позднее трех дней после возвращения из командировки он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету прилагаются все документы, которые подтверждают его расходы (например, проездные билеты, документы на провоз багажа, документы, подтверждающие наем жилого помещения, и т. д.). Расходы работника отражают в бухгалтерском и налоговом учете только после того, как авансовый отчет будет утвержден руководителем фирмы. При однодневной командировке фирма может оплатить сотруднику:

расходы по проезду на вокзал в местах отправления, назначения и пересадок;

разовые проездные билеты на городской транспорт;

расходы на провоз багажа (например, той или иной аппаратуры, которая может понадобиться работнику).

Если сотрудник по окончании рабочего дня решил остаться по месту командировки, ему могут быть оплачены и расходы по найму жилья. Правда, в этой ситуации командировка однодневной считаться не будет. По общему правилу если сотрудник фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего жительства (в том числе при однодневной командировке), то суточные ему не выплачиваются. Если суточные были все же выданы работнику, то их сумма не уменьшает прибыль и включается в его совокупный доход. ЕСН и взносами по обязательному пенсионному страхованию выданные деньги не облагаются. Может сотрудник вернуться домой или нет, решает руководитель фирмы. При этом руководитель должен учитывать дальность расстояния, характер работ, выполняемых сотрудником, время, которое необходимо для его отдыха. Это решение отражается в приказе руководителя, где указывается срок командировки сотрудника. Если руководитель фирмы решил, что сотрудник не имеет возможности возвратиться домой, то суточные выдаются на общих основаниях (письмо Минфина России от 29 марта 1999 г. № 040205/6). Если работнику суточные выплачиваются, то ему в обязательном порядке должно быть выдано командировочное удостоверение. Если работник находится в командировке, однако вовремя не может вернуться из нее по объективным причинам: нелетная погода, наводнение, карантин. В этом случае организация должна возместить работнику:

суточные;

расходы на наем жилого помещения.

Эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). В бухгалтерском учете их отражают как чрезвычайные расходы (п. 13 ПБУ 10/99). Работник отправлен в командировку в пределах России и в этот момент заболел, то после того как сотрудник вернется, фирма должна ему возместить суточные за время болезни, расходы по найму жилого помещения и больничные (ст. 168 ТК РФ, совместная инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «»О служебных командировках в пределах СССР»»). Если работник лечился в стационаре, то за эти дни ему не выплачивают расходы по найму жилого помещения. Суточные за время болезни в командировке фирма может возместить за период, не превышающий двух месяцев (п. 16 совместной инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то больничные ему не выплачивают (п. 15 постановления Президиума ВЦСПС от 12 ноября 1984 г. № 136). Может случиться, что работник пожелает получить свои больничные во время командировки (например, если болезнь будет продолжительной). В таком случае фирма может выслать ему эту сумму. Расходы на пересылку уменьшают налогооблагаемую прибыль (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Все расходы, связанные с командировкой, должны быть документально оформлены. С авиа и железнодорожными билетами проблем обычно не возникает их, как правило, оформляют на типовых бланках. А вот в гостинице в подтверждение оплаты сотрудникам нередко выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе неизвестный бухгалтерской науке документ. По общему правилу при расчетах за наличные нужно использовать кассовый аппарат. Однако гостиницы вместо чеков могут выдавать бланки строгой отчетности это следует из закона о контрольнокассовой технике. В настоящее время действует приказ Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121, утвердивший форму гостиничного счета (форма № 3Г). Если гостиница оформляет такой бланк, то ККМ она имеет право не использовать. Но даже если гостиница не выдает ни счет по форме № 3Г, ни чек ККМ, а выписывает, к примеру, приходный кассовый ордер все равно затраты на наем жилья можно учесть в расходах. Дело в том, что Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета. Как правило, при покупке железнодорожного или авиабилета «»в нагрузку»» продают полис медицинского страхования. Стоимость полиса нельзя отнести к расходам на проезд. Тем не менее добровольное страхование сотрудников можно учитывать при налогообложении прибыли, если речь идет о страховке «»исключительно на случай наступления смерти застрахованного лица или утраты застрахованным лицом трудоспособности в связи с исполнением им трудовых обязанностей»» (п. 16 ст. 255 НК РФ). Полис, продаваемый вместе с билетом, предусматривает страхование как раз на такой случай, поэтому его можно включить в расходы. Поскольку полис предусматривает страхование жизни и здоровья сотрудника, удерживать НДФЛ с его стоимости не нужно (п. 3 ст. 213 НК РФ). Начислять ЕСН ЕСН СЕЙЧАС НЕТ, ЕСТЬСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫФедерального закона № 212ФЗ также не придется (подп. 7 п. 1 ст. 238 НК РФ). Если командировка подразумевает переговоры с партнерами, обед в ресторане можно провести как представительские расходы. В пределах 4 процентов от фонда оплаты труда подобные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 2 ст. 264 НК РФ). ФНС разработала методические указания для внутреннего пользования по проверке НДФЛ (письмо от 11 мая 2007 г. № ГИ1404/ 187дсп). При ревизии подотчетных суточных налоговая рекомендует включать в доход сотрудников суммы, выдаваемые сверх норм. А что считать нормой? При этом бухгалтерам следует учитывать постановления ВАС РФ от 26 января 2007 г. № 16141/04, Президиума ВАС РФ от 26 апреля 2007 г. № 14324/04. Согласно им, предприятия могут устанавливать нормы суточных внутренними документами. В то же время в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40, указано другое правило. Сотрудники, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и рассчитаться. Таким образом, в распоряжении у подотчетного лица есть как минимум три дня. Требование инспекторов рассчитаться по подотчетным суммам день в день сложно назвать правомерным. В другом письме налоговая служба уделила внимание проверкам фактов передачи подотчетных сумм третьим лицам. Также инспекторы рассмотрели вопрос выдачи наличных денежных средств подотчетникам, которые полностью не отчитались по ранее полученным суммам (письмо УФНС по г. Москве от 5 апреля 2007 г. № 2108/22742). Запрет на совершение таких действий установлен пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Передача выданных под отчет сумм другому лицу не приводит к возникновению объектов налогообложения по ЕСН или НДФЛ при условии, что по этим суммам отчитается само подотчетное лицо (постановление ФАС Поволжского округа от 5 октября 2006 г. по делу № А551517/0429). Административной же ответственности за такое нарушение нет. Не секрет, что под видом подотчета может быть предоставлен заем. Кроме того, часто фирмы маскируют превышение остатка денежной наличности в кассе, выдавая деньги под отчет. Этим они избегают нарушения пунктов 6, 7 Порядка ведения кассовых операций. Причем доказать, что подотчет выдан именно с таким умыслом, практически невозможно. Однако с учетом последних тенденций в судебной практике доказательства проверяющим могут и не понадобиться. Разобраться в ситуации им поможет понятие «»недобросовестность»». На сегодняшний день законодательного определения недобросовестности нет. В то же время судебные и налоговые структуры все активнее пользуются этим понятием при проведении проверок. Ежегодный рост числа арбитражных дел по этому вопросу составляет в среднем 50 процентов. Также есть письма, в которых изложены возможные признаки недобросовестности (письмо ВАС РФ от 11 ноября 2006 г. № С57/уз1355, УФНС по г. Москве от 4 марта 2007 г. № 0915/13517). Использование подотчета для сокрытия займа или для соблюдения кассовой дисциплины явно носит признаки недобросовестности, но в то же время внешне рамки закона соблюдены. Поэтому если подобные операции не носят регулярного характера, то скорее всего проблем у фирмы не возникнет. Но если инспектору покажется, что такой подотчет выдается слишком часто, то организация может быть признана недобросовестным плательщиком (например, постановление Президиума ВАС РФ от 7 июня 2007 г. № 924/05). Попрежнему одним из популярнейших нарушений, выявляемых инспекторами при проверках подотчетных сумм, является отсутствие платежных документов. И, несмотря на то что товарноматериальные ценности уже лежат на складе, суммы, израсходованные на их приобретение, включаются в доход работников. Вместе с тем судебная практика по данной теме говорит следующее. Если по приобретенным ТМЦ отсутствует документ, подтверждающий оплату, но факт их оприходования фирмой доказан, то полученные работником под отчет суммы не включаются в его доход (постановления ФАС СевероКавказского округа от 7 июня 2007 г. по делу № Ф082438/2007989А, Уральского округа от 6 июня 2007 г. по делу № Ф092366/05С2). В соответствии со ст.137 ТК РФ для погашения неизрасходованного и своевременно невозвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, из заработной платы работника могут быть произведены удержания. Для этого работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса задолженности или неправильно исчисленных выплат при условии, что работник не оспаривает оснований размеров удержания. Указанное решение должно быть оформлено соответствующим организационнораспорядительным документом. При отсутствии такого организационнораспорядительного документа удержания из заработной платы могут быть произведены в только судебном порядке. Судебный порядок удержания из заработной платы работника своевременно невозвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, может применяться и в случае отказа работника добровольно удовлетворить требования администрации. При этом, в случае возбуждения уголовных дел о хищении и недостачах руководитель организации должен предъявить иск о возмещении виновным причиненного ущерба. Присужденные в этом случае суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда. Согласно ст.138 ТК РФ общий размер удержаний при каждой выплате не может превышать 20%.

1.2 Нормативноправовая база расчетов с подотчетными лицами

Служебные командировки являются объектом трудового законодательства, которое регулирует правоотношения с работниками, заключившими с организацией трудовой договор в соответствии с критериями, установленными в разделе III ТК РФ. Работник, принятый на штатную должность в организацию и находящийся в административном подчинении у ее руководителя, может быть направлен в командировку для выполнения служебного задания. В трудовой договор с работником целесообразно включать условие о его периодическом направлении в краткосрочные и долгосрочные служебные командировки. Трудовой Кодекс Российской Федерации не запрещает также направлять в служебные командировки совместителей, командировать которых можно на общих основаниях, руководствуясь положениями ТК РФ. Согласно ст. 167 ТК РФ за совместителем, направленным в служебную командировку, как и за любым другим работником организации должны сохраняться место работы (должность) и средний заработок в организации, которая его командировала. Поскольку совместитель является работником организации, он может быть направлен в командировку так же, как и любой другой работник. При этом порядок компенсации расходов, понесенных в связи с командировкой (оплата целевых расходов по проезду и проживанию в месте командировки), а также выплата суточных производятся в общеустановленном порядке. Если работник направлен в командировку по совмещаемой работе, то средний заработок за отсутствующие дни (ст.167 ТК РФ) сохраняется за ним только на работе по совместительству. При этом на основном месте работы работнику оформляется отпуск без сохранения заработной платы. При направлении совместителя в служебную командировку и по основной, и по совмещаемой работе средний заработок должен сохраняться по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по соглашению между командирующими организациями. При внутреннем штатном совместительстве направление совместителя производится одним и тем же работодателем, поэтому в обязательном порядке средний заработок должен сохраняться по всем занимаемым должностям. При внешнем штатном совместительстве вопрос сохранения среднего заработка должен зависеть от того, по какой должности работник направлен в командировку. Если совместитель направляется в служебную командировку только по одной должности (например, основной), то выплата среднего заработка может быть произведена только по этой должности (см. п.9 Инструкции № 62) и в другой организации совместитель должен взять отпуск без сохранения заработной платы. Во всех случаях совмещение командировочных расходов (в том числе суточных) должно быть произведено в одинарном размере. На основании п.1 ст.236 главы 24 НК РФ единым социальным налогом (ЕСН) облагаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками, в частности, в пользу физических лиц по гражданскоправовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям). Согласно подп.2 п.1 ст.238 НК РФ не подлежат обложению ЕСН все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации), в том числе компенсационные выплаты, связанные с командировочными расходами. Порядок и условия командирования работников, а также нормы возмещения командировочных расходов установлены ст.166168 ТК РФ, Инструкцией № 62, Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93, приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. № 49н, письмом Минфина России от 12 мая 1992 г. № 30. Указанными законодательными и нормативными документами предусмотрена возможность служебных командировок за счет организацииработодателя только при наличии трудовых договоров между организацией и физическим лицом, регламентируемых ТК РФ. Взаимоотношения по договорам гражданскоправового характера регламентируются ГК РФ, согласно которому затраты на поездки, связанные с выполнением работ (оказанием услуг), не предусмотренные в сумме договора, можно квалифицировать как дополнительные расходы исполнителя на выполнение условий договора. Такие расходы по договоренности сторон могут быть компенсированы исполнителю организациейзаказчиком. Однако не все работники организаций могут быть направлены в командировку для выполнения служебного задания. Согласно ст.203 ТК РФ в период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки беременных женщин. В соответствии со ст. 268 ТК РФ не могут направляться в служебные командировки работники в возрасте до 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социальнотрудовых отношений). Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при отсутствии для них запрещения по медицинским показаниям. Согласно ст. 259 ТК РФ женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. Указанное положение в соответствии со ст. 246 ТК РФ относится и к отцам, воспитывающим детей без матери, и к опекунам (попечителям) несовершеннолетних. Для остальных работников распоряжение работодателя о направлении в командировку для выполнения служебного задания носит обязательный характер. Отказ работника от выполнения такого распоряжения работодателя рассматривается как дисциплинарный поступок. Порядок установления режима рабочего времени в период нахождения работника в служебной командировке в ТК РФ не определен, поэтому предполагается, что он трудится в режиме работы и отдыха той организации, в которую командирован. Командированный работник не включается в личный состав организации, в которую он направлен, и получает заработную плату и компенсации, установленные законодательством, по месту основной работы. В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20 , в унифицированные формы первичной учетной документации организация может при необходимости вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Пунктом 17 Инструкции № 62 предоставляется право руководителям организаций в случаях, когда размер расходов на служебные командировки (по найму жилого помещения и проезду к месту командировки и обратно) известен заранее, разрешать оплату этих расходов командированным работникам с их согласия без предоставления подтверждающих документов. Денежные суммы выдаются при этом командированному работнику исходя из действительной потребности, но не свыше суммы, исчисленной в порядке и по нормам, установленным на уровне федерального органа исполнительной власти. Нередко возникают ситуации, когда работнику необходимо выдать под отчет вместе с авансом на командировочные расходы наличные денежные средства на иные цели (например, для расчета наличными с поставщиками, на представительские расходы и др.). Общую сумму аванса на командировочные и иные предполагаемые расходы допустимо выдать одним расходным кассовым ордером на общую сумму. Предполагаемую сумму расхода следует отразить отдельной строкой с указанием суммы аванса. Отчет по всем выданным наличным деньгам необходимо представить в срок, установленный для командировочных расходов. При расходовании наличных денег через подотчетное лицо на расчеты с юридическими лицами необходимо соблюдать устанавливаемый предел расчета наличными денежными средствами между организациями. Указанием Банка России от 14 ноября 2001 г. № 1050У (Указание Центрального Банка РФ от 20.06.07 №1843У ) «»Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке»» такой предел установлен в размере 60000 руб. (100000 руб) За осуществление расчетов наличными денежными средствами сверх установленных предельных сумм в соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 «»Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей»» приказ Минфина РФ N 137н, Банка России N 2718у от 24.10.2011 налагается штраф в двукратном размере суммы произведенного платежа. При этом штраф налагается только на организацию, которая расплатилась наличными денежными средствами, т.е. на покупателя.

С введением в действие гл.25 НК РФ расходов по найму жилого помещения возмещаются в полном объеме, за исключением расходов, определенных подп.12 п.1 ст.264 НК РФ. К невозмещаемым относятся расходы на обслуживание в барах, ресторанах и в номерах, за использование рекреационнооздоровительными объектами. При условии их возмещения работнику на сумму, подлежащую возмещению, должны быть скорректированы расходы организации для целей налогообложения прибыли. В соответствии с п.3 ст.217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход работника, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения. Согласно п.3 ст.217 НК РФ при непредставлении налогоплательщикам документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством. Согласно приказу Минфина России № 49н при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 12 руб. в сутки. Таким образом, в облагаемую базу работника по налогу на доходы физических лиц должна быть включена сумма возмещения расходов по найму жилого помещения, если она выплачена в размере, превышающем сумму 12 руб. в сутки. В соответствии с п.6 Постановления Правительства Российской Федерации № 490 организация вправе заключать договор на бронирование мест в гостинице на основании документа, подписанного двумя сторонами, а также заявки на бронирование отправленной почтовой, телефонной и иной связью, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от предприятия заказчика услуги. В случае опоздания командированного работника с него кроме платы за бронирование взимается также плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется. В случае отказа оплатить бронь размещение физического лица в гостинице производится в порядке общей очереди. Согласно п.11 Инструкции № 62 командированному работнику возмещается плата за бронирование мест в гостинице в размере 50% от возмещаемой стоимости места за сутки. Поскольку с 1 января 2002 г. плата за бронирование не нормируется в связи с отменой норматива оплаты расходов по проживанию, указанные расходы возмещаются командированному работнику в полном объеме при представлении документов, подтверждающих факт бронирования номера. В соответствии с подп.12 п.1 ст.264 НК РФ суточные включаются в состав прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и реализацией, и являются нормируемыми расходами. Нормы суточных установлены Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93

постановление Правительства РФ от 29.12.2008 N 1043.

становлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»». За каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации суточные установлены в размере 100 руб. Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организацийизготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров куплипродажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора куплипродажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачиприёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организациипродавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организациипродавца. Иногда организацияпоставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организациипокупателя через своих подотчётных лиц инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организацияпокупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

. Не позднее десяти дней с даты отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организацияпоставщик обязана представить организациипокупателю счётфактуру.

Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, а также при проведении собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, наблюдательных советов, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими. Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью, это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества. К представительским расходам относят расходы на:

официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах, независимо от места проведения указанных мероприятий;

проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации налогоплательщика, участвующих в переговорах;

транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

буфетное обслуживание во время переговоров;

оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий [34, с.39].

Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий [35,с.44]. Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период [35, с.52]. Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения. Руководитель предприятия должен издать приказ, в котором будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч. Сотрудник, которому в соответствии с приказом по предприятию разрешено расходовать представительские средства, как правило, получает их из кассы по расходному кассовому ордеру и тем самым выступает по отношению к предприятию как обычное подотчётное лицо, которое должно отчитываться за расходование подотчетных сумм в установленном законодательством порядке. Таким образом, подотчетное лицо, взявшее в кассе предприятия наличные деньги на представительские цели, должно подтвердить свои расходы предъявлением в бухгалтерию товарного чека, счета, накладной на отпуск товара, а также чека кассового аппарата или корешка приходного кассового ордера с печатью (а не со штампом) предприятия.

ГЛАВА 2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В МП СОВХОЗ «ОКТЯБРЬСКИЙ»

2.1 Экономическая характеристика и результаты деятельности МП совхоз «Октябрьский»

Полное наименование организации МУНИЦИПАЛЬНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ ГОРОДА КРАСНОЯРСКА «СОВХОЗ ЦВЕТОЧНЫХ И ДРЕВЕСНОДЕКОРАТИВНЫХ КУЛЬТУР «ОКТЯБРЬСКИЙ». Компания МП «СОВХОЗ «ОКТЯБРЬСКИЙ» находится по адресу 660130, г. КРАСНОЯРСК, ул. САДОВАЯ, д. ,2 г., корп. 4, основным видом деятельности является «Декоративное садоводство и производство продукции питомников». Основная отрасль компании «Другие направления растениеводства». МП совхоз «Октябрьский» было создано в 1993 году.

Территория предприятия находится в первом агроклиматическом районе Красноярской области, который характеризуется умереннотеплым климатом. Для летнего периода характерны ливни, часто с грозами.

В МП территориальная структура управления. Она представлена одним отделением. Для организации производственного процесса на территории МП совхоз «Октябрьский» находится 4 склада: склад ГСМ, запчастей, стройматериалов, зернохранилище для семян ,склад для фуража. Также есть большой машинотракторный парк и автопарк. Административно управленческий персонал располагается в здании конторы. На эффективность производства оказывает влияние размеры предприятия. Основными показателями, характеризующими размеры предприятия, являются стоимость валовой и товарной продукции. Все остальные площадь угодий, пашни, численность работников, и другие косвенные. Данные размеров МП совхоз «Октябрьский» представлены в таблице 1.

Таблица 1 Размеры МП совхоз «Октябрьский»

Показатели 2010 г2011 г2012 г2012 г К 2010 г, % Товарная продукция в фактических ценах, тыс.руб.107211270021822203,5Площадь угодий, га350035003500 100,0в том числе пашни 350035003500 100,0Среднегодовая численность работников занятых в производстве, чел. 74 73 73 98,6Среднегодовая стоимость Основных производственных фондов, тыс.руб.233230334025172,6Энергетические ресурсы, л.с. 8040 7785 694886,4

По данным таблицы 1 видно, что МП совхоз «Октябрьский» имеет средние размеры, так как показатели на уровне средних. В 2012 году товарная продукция увеличилась на 203,5% по сравнению с 2010 годом и на 171,8 % по сравнению с 2011 годом, в основном за счёт увеличения объёма реализованной продукции и закупочных цен. Эффективное ведение предприятия невозможно без обеспечения главным средством производства земельным ресурсом. Площадь угодий 3500 га и пашни 3500 га не изменились. Среднегодовая численность работников незначительно уменьшилась. Из года в год увеличивается наличие основных средств основной деятельности и снижение энергетических ресурсов вследствие их износа. Предприятие старается обновлять и пополнять основные производственные фонды. Таким образом, можно сказать, что размеры предприятия за последние годы имеют тенденцию к увеличению. Это обусловлено, прежде всего, увеличением основных производственных фондов, уменьшение энергетических ресурсов и вследствие этого увеличение объёмов производства продукции. Эффективность производства во многом зависит от правильно выбранной специализации. Как излишне многоотраслевая структура, так и неоправданно узкая специализация снижает эффективность производства. В каждом хозяйстве нужно возделывать такие культуры, которые соответствуют конкретным природным и экономическим условиям и спросом на рынке. Специализация характеризуется множеством показателей, основными из них принято считать структуру товарной продукции, так как она выражает экономическую связь предприятия с сельским хозяйством. В соответствии с рекомендациями научных учреждений, специализация предприятия определяется по отраслям, занимающим в товарном производстве большой удельный вес. Для определения специализации и направления производства МП совхоз «Октябрьский» рассмотрим размер и структуру товарной продукции в таблице 2.

Таблица 2 Размер и структура товарной продукции сельского предприятия в МП совхоз «Октябрьский»

Отрасли и виды продукцииСтоимость товарной продукции, тыс.руб.Стоимость товарной продукции в % к итогу2010г2011г2012г2010г 2011г2012гЦветы 358943921118033,534,651,2Декоративные культуры 13741012179212,888,2Прочая продукция Растениеводства 4465167664,24,13,5Итого по растениеводству 540959201373850,546,762,9

По данным таблицы 2 можно сказать о том, что основной отраслью МП совхоз «Октябрьский» является растениеводство. Его доля в структуре товарной продукции предприятия составляет 50,5 % в 2010 году, 46,7 % 2011 году и 62,9 % 2012 году. Цветы занимают соответственно 33,5, %, 34,6 % и 51,2 %. По этим же причинам увеличилась и стоимость товарной продукции декоративных культур. В стоимость выполненных работ на сторону в МП совхоз «Октябрьский» включены стоимость оказанных автоуслуг, услуги трактора. В 2012 году оказано автоуслуг и услуг трактора на 482 тыс.руб., что больше на 436 тыс.руб. по сравнению с 2011 годом , соответственно увеличился их удельный вес в структуре товарной продукции и составил на конец 2012 года 3,5%. Из всего выше сказанного следует, что МП совхоз «Октябрьский» специализируется на производстве цветов и декоративных культур. По уровню специализации хозяйство среднеспециализированное. Для наиболее полного удовлетворения растущих потребностей населения в данных продуктах, а промышленности в сырье, применяется интенсификация сельского предприятия, которая способствует увеличению производства продукции растениеводства, при дополнительном вложении затрат на 1 га. Экономическая эффективность сельского предприятия в значительной степени зависит от уровня интенсивности производства. В последние годы наметилась тенденция к снижению интенсивности сельского предприятия, хотя стоимостные показатели резко возросли за счет переоценки основных производственных фондов, повышения цен на материалы и другие средства производства, увеличением заработной платы. Рассмотрим в таблице 3 основные показатели экономической эффективности интенсификации сельскохозяйственного производства в МП совхоз «Октябрьский».

Таблица 3 Экономическая эффективность интенсификации в МП совхоз «Октябрьский»

Показатели 2010 г 2011 г 2012 г2012г к 2010г,%Произведено валовой продукции в расчете: На 100 га с/х угодий, тыс.руб.277,57349,49453,28163,3На 100 руб. среднегодовых производственных фондов основной деятельности, руб416,6403,3394,1694,61На 100 руб. производственных затрат в с/х отраслях, руб.121,88127,48140,34115,15На 1 челчас затрат труда в с/х отраслях, руб. 61,49 77,91 99,78 162,27Получено прибыли(убытка) от продаж с/х продукции, тыс. руб. +4630 +5108+7140 Уровень рентабельности (убыточности), % + 76 +67,3+48,6

Из таблицы 3 видно, что в 2012 году в МП совхоз «Октябрьский» произведено валовой продукции в расчете на 100 га сельскохозяйственных угодий на 163,3 % больше, по сравнению с 2010 годом, за счет увеличения урожайности. В 2012 году уменьшилось производство валовой продукции в расчете на 100 руб. среднегодовых производственных фондов основной деятельности на 22,44 руб. или 94,61 % по сравнению с 2010 годом, и на 9,14 руб.или 97,73 % по сравнению с 2011 годом. Уменьшение это произошло в основном за счет увеличения среднегодовой стоимости производственных фондов основной деятельности. На 100 руб. производственных затрат произведено валовой продукции 140,34 руб., отмечено повышение . В 2012 году за 1челчас затрат труда произведено валовой продукции на 18,46 руб., или на 115,15 % больше по сравнению с 2010 г, по сравнению с 2011 г показатель увеличился на 12,86 руб. или на 110%. В 2010 , 2011 и в 2012 годах организация получала от основной деятельности прибыль, в 2010 году она составила 4630 тыс.руб., в 2011 году5108 тыс.руб., а в 2012 году7140 тыс.руб. Для нормальной производственно хозяйственной деятельности предприятия необходимы основные средства производства. От наличия темпов роста и эффективности использования, основных производственных фондов зависят конечные результаты деятельности предприятия, в частности качество, полнота и своевременность выполнения сельскохозяйственных работ, а, следовательно, и объем производства продукции, ее себестоимость, финансовое состояние предприятия. В связи с этим возрастает значение показателей уровня обеспеченности предприятий основными средствами производства и рационального их использования. Структура основных производственных фондов зависит от специализации и кооперации предприятия, его удаленности от мест реализации продукции, природноклиматических условий, характера и объема выпускаемой продукции, уровня механизации производственных процессов. Рассмотрим структуру основных средств в МП совхоз «Октябрьский» в таблице 4. Анализируя данные таблицы 4, мы видим, что в МП совхоз «Октябрьский» стоимость основных средств увеличилась с 2742 тыс.руб. до 4726 тыс.руб., при этом отмечено увеличение по всем видам основных средств. Увеличение также коснулось стоимости основных средств производственного назначения по сравнению с 2010 и 2011 годами на 582 тыс.руб. и на 1402 тыс.руб. соответственно.

Таблица 4 Структура основных производственных фондов в МП совхоз «Октябрьский»

Виды основных средств 2010 г 2011 г 2012 г Отклонения (+, ) 2012 г от 2010 г Сумма, тыс.руб.Удельный вес, %Сумма, тыс.руб.Удельный вес, %Сумма, тыс.руб.Удельный вес, %Суммы, тыс.руб.Удельного веса, %Здания и сооружения Машины и оборудование 1285 46,9 1765 53,1204343,2 +758 3,7Транспортные средства 359 13,1 334 10,0131127,7 +952 +14,6Инвентарь, инструмент130,5130,4801,8 +67 +1,3Итого, в том числе2742100,03324100,04726100,0 +1984 0Производственные2742100,03324100,04726100,0+19840Непроизводственные

Стоимость по транспортным средствам снизилась в 2011 г. на 25 тыс.руб. по сравнению с 2010 и увеличилась на 977 тыс.руб. в 2012году, их удельный вес увеличился соответственно на 13,1 % уменьшился на 10% и увеличился на 27,7%. Стоимость машин и оборудования также увеличился на 758 тыс. руб. по сравнению с 2010 годом, при одновременном уменьшении удельного веса на 3,7 %, по сравнению с 2011 годом также произошло увеличение стоимости на 278 тыс.руб. и снижения удельного веса на 9,9 %. Инвентарь в 2010 и 2011 годах не менялся и составил 13тыс.руб. удельный вес соответственно 0,5% в 2006 г. и в 2011 г. 0,4%, а в 2012 году значительно возрос на 67 тыс. руб. , удельный составил 1,8%. Мы считаем, что причиной увеличения стоимости основных производственных фондов является приобретение новой техники, с\х машин. Финансовое состояние предприятия характеризуется системой показателей, отражающих состояние капитала в процессе кругооборота и способность субъекта хозяйствования финансировать свою деятельность на фиксированный момент времени. На финансовое состояние предприятия влияют соотношение собственного и заемного капитала, состав и структура заемных средств, оптимальность структуры активов предприятия и в первую очередь соотношение основных и оборотных средств, а также уравновешенность активов и пассивов предприятия. Финансовое состояние предприятия, его устойчивость и стабильность зависят от результатов его производственной, коммерческой и финансовой деятельности. Финансовые результаты деятельности МП совхоз «Октябрьский» складываются в большей степени от основной деятельности: производства продукции растениеводства, а так же прочих видов деятельности: операционных и прочих доходов и расходов, отвлеченных средств. Для комплексной оценки деятельности предприятия проанализируем показатели финансовых результатов производственной деятельности МП совхоз «Октябрьский» приведенные в таблице 5.

Таблица 5 Финансовые результаты МП совхоз «Октябрьский»

Показатели 2010г2011г2012г2012г в % к 2010г.Выручка от продажи товаров, продукции, работ, услуг (за минусом НДС и других платежей), тыс.руб.107211270021822 203,5В том числе: от растениеводства5409592013738253,9 от прочей продукции320274756236,3Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг всего, тыс.руб.6091759214682241В том числе: от растениеводства241135929337387,3 от прочей продукции415317769185,3Прибыль (убыток) от продаж продукции всего, тыс.руб.+4630+5108+7140154,2В том числе: от растениеводства+2998+2328+4401146,8 от прочей продукции954313Операционные доходы, тыс.руб.334551500449,1Операционные расходы, тыс.руб .347581490429,4прочие доходы, тыс.руб. 136 583 В том числе дотации, тыс.руб.13658313761011,8прочие расходы, тыс.руб.136 583Прибыль (убыток) до налогообложения, тыс. руб.+4617+4985+7089 +153,5Отвлеченные средства, тыс.руб.Чрезвычайные доходы, тыс.руб.Чрезвычайные расходы, тыс.руб. 285 Единый с/х налог5486Чистая прибыль(нераспределенная прибыль(убыток), тыс.руб.+4604+4921+6697+145,5

На основании таблицы 9, мы можем сказать, что в МП совхоз «Октябрьский» прибыль от продажи продукции была получена в 2010 г и 2011 г в сумме соответственно 10721 тыс.руб, 12700 тыс.руб, 2012 году 21822 тыс.руб. От продажи продукции растениеводства в 2010 г. , 2011,2012г получали прибыль 8329 тыс.руб., за счет увеличения себестоимости производимой продукции растениеводства в 2011 году на 232,1 % и увеличения выручки от реализации на 62,9 % изза высоких цен. От продажи прочей продукции хозяйство получает убыток. Суммы внереализационных расходов и доходов в хозяйстве одинаковы, поэтому расходы перекрываются доходами. Чрезвычайные расходы возникли только в 2012 г. и составили 285 тыс.руб. Таким образом, на основании вышеизложенного можно сказать, что прибыль получена за счет , увеличения объемов реализации из за увеличения закупочных цен на продукцию , увеличения качества производимой продукции , но растет себестоимость вследствие чего предприятие может в дальнейшем получить убытки. Для анализа финансового состояния сельскохозяйственных предприятий, большое значение имеют показатели их платежеспособности. Платежеспособность возможность за счет собственных средств погашать первоочередные финансовые обязательства. Различают текущую и ожидаемую платежеспособность. Текущая платежеспособность состояние собственных средств, которая бы обеспечила погашение срочных обязательств на определенную дату. Ожидаемая платежеспособность состояние платежей и готовность оплатить свои долги в ближайшее время. Коэффициенты платежеспособности, отражают возможность предприятия погасить краткосрочную задолженность за счет тех или иных элементов оборотных средств. Для проведения анализа платежеспособности МП совхоз «Октябрьский» рассчитаем коэффициенты платежеспособности, данные отразим в таблице 6.

Таблица 6 Показатели платежеспособности МП совхоз «Октябрьский»

Показатели Норм.значение 2010 г2011 г2012 гКоэффициент абсолютной ликвидности 0,20,50,010,070,03Коэффициент критической ликвидности 0,70,80,060,30,3Коэффициент текущей ликвидности > 21,043,263,82

Анализируя данные таблицы 10, можно сказать, что в МП совхоз «Октябрьский» коэффициент абсолютной ликвидности, показывает, что в 2010г только 0,01 часть краткосрочной задолженности может быть, покрыта наиболее ликвидными активами, денежными средствами и краткосрочными вложениями, что ниже нормативного значения. При этом из года в год наблюдается увеличение этого показателя. В 2011г коэффициент абсолютной ликвидности еще больше увеличился и составил 0,07, а в 2012 г снизился и составил 0,03, то есть у МП совхоз «Октябрьский» есть риск нехватки денег для погашения краткосрочной задолженности при ее одновременном предъявлении. Коэффициент срочной ликвидности свидетельствует о том, что в 2010г только 0,06 часть краткосрочной задолженности можно погасить за счет денежных средств, краткосрочных финансовых вложений и дебиторской задолженности. При этом в 2011 году коэффициент остался прежним по сравнению с 2012 годом и составил 0,3. Коэффициент текущей ликвидности показывает, что в 2011 и 2012 годах МП совхоз «Октябрьский» мог погасить 3,26 часть и 3,82 часть краткосрочных обязательств за счет своих имеющихся оборотных средств, то есть коэффициенты были в пределах нормативного значения. Но в 2010 году коэффициент текущей ликвидности при норме > 2 значительно ниже, т.е. только 1,04 часть краткосрочных обязательств может погасить за счет имеющихся оборотных средств. Таким образом, можно сказать что, в целом структура баланса МП совхоз «Октябрьский» по состоянию на конец 2012 года удовлетворительна, само предприятие платежеспособно и в будущем может рассчитаться с долгами . На платежеспособность повлияло снижение остатков готовой продукции , улучшения качества производимой продукции, высокой покупательской способностью, низкими закупочными ценами, высокой себестоимостью. Это в свою очередь приводит к длительному замораживанию денежной наличности, потребности в кредитах и уплате по ним %, росту кредиторской задолженности поставщикам, работникам кооператива по оплате труда. В настоящее время это одна из основных причин спада производства, снижения ее эффективности, низкой платежеспособности предприятий и их банкротства.

2.2 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. Основными документами, которыми оформляются расчеты с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский» являются:

приказ об утверждении перечня лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы на хозяйственные нужды:

В МП совхоз «Октябрьский» издан приказ об утверждении перечня лиц, уполномоченных получать наличные деньги в подотчет на хозяйственные нужды, где указаны 11 человек. В этом приказе также указан срок, на который выдаются подотчетные суммы 10 дней. В приказе указан срок, по истечение которого подотчетные лица обязаны отчитаться бухгалтерии о подотчетных суммах

приказы о направлении сотрудников в командировки ():

На основании служебного задания кадровая служба МП совхоз «Октябрьский» составляет приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку ().. Для приказов о направлении сотрудников в командировку предусмотрены типовые бланки. Их формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1. В МП совхоз «Октябрьский» форму N Т9 используют при командировании одного, а форму N Т9а при командировании нескольких сотрудников организации. В приказе обязательно указывается фамилия и инициалы командируемого сотрудника, его профессия (должность), структурное подразделение, где он работает, а также цель, время и место командировки. В приказе также указывается источник оплаты командировочных расходов ( за счет МП совхоз «Октябрьский», направившего сотрудника в командировку). Приказ о направлении сотрудника в командировку подписывает руководитель МП совхоз «Октябрьский». Сотрудники МП совхоз «Октябрьский», направляемые в командировку, ознакомившись с приказом, ставят на нем свою подпись. Приказ оформляется в одном экземпляре и хранится в архиве МП совхоз «Октябрьский» 5 лет.

командировочные удостоверения ():

Получив приказ о направлении в командировку, бухгалтерия МП совхоз «Октябрьский» выписывает работнику командировочное удостоверение. На его основании сотруднику выплачиваются суточные, в МП совхоз «Октябрьский» они составляют 700 рублей в сутки. Для командировочного удостоверения предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2006 г. N 1. В каждом пункте назначения должны быть сделаны отметки о времени прибытия и убытия сотрудника, которые заверяют печатью той организации, куда сотрудник был направлен в командировку. Удостоверение оформляется в одном экземпляре и хранят в архиве организации 5 лет. Все командировочные удостоверения регистрируют в специальном журнале. Например, на Зимина Виктора Михайловича экспедитора, командированному в г. Краснодар на 4 дня с 22.11.06 по 25.11.06 для сопровождения груза выписано командировочное удостоверение №3 от 22.11.06. Для отъезда в командировку из кассы в подотчет выдаются деньги, которые оформляются расходным кассовым ордером.

приходные кассовые ордера (КО1) ():

Для приходного кассового ордера предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. [18] Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции. Ордер выписывается в одном экземпляре. Его подписывают кассир и главный бухгалтер МП совхоз «Октябрьский». Отрывную квитанцию заверяют печатью МП совхоз «Октябрьский», регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО3) и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Срок хранения приходного кассового ордера в архиве организации 5 лет. Так в МП совхоз «Октябрьский» на основании приходного кассового ордера № 17 от 04.10.06 составлена бухгалтерская запись: Дт сч. 50 Кт сч.51 20000000 руб.

поступили в кассу наличные деньги с расчетного счета для выплаты под отчет на лимитные сделки;

расходные кассовые ордера (КО2) ():

Для расходного кассового ордера в МП совхоз «Октябрьский» предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.[18] Расходным кассовым ордером оформляется выдача наличных денег из кассы МП совхоз «Октябрьский». Ордер выписывается в одном экземпляре. Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель МП совхоз «Октябрьский». Ордер также должен подписать человек, получивший наличные деньги. Кассир должен записать в соответствующей графе его паспортные данные. Ордер регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО3) и хранят в архиве организации в течение 5 лет (). На основании расходного кассового ордера составлена бухгалтерская запись: Дт сч.71 Кт сч.50 2000000 руб.

выданы из кассы наличные деньги под отчет на лимитные сделки для приобретения материалов Устимову А.А..;

Дт сч.71 Кт сч.50 1295873

выданы из кассы деньги под отчет на лимитные сделки и командировочные расходы Зимину В.М.

авансовые отчеты ():

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. Авансовый отчет работник составляет в одном экземпляре. К отчету работник МП совхоз «Октябрьский» прикладывает все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.) (). Перечень этих документов приводится на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету. Работник сдает авансовый отчет в бухгалтерию, а бухгалтер передает работнику отрывную часть отчета расписку в том, что отчет принят к проверке. Бухгалтер МП совхоз «Октябрьский» проверяет целевое расходование средств, выданных сотруднику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы. Заполненный авансовый отчет утверждает руководитель МП совхоз «Октябрьский». Авансовый отчет должен храниться в архиве организации 5 лет. Пример: В бухгалтерии МП совхоз «Октябрьский» составлен авансовый отчет №77 от 30.11.2008 на Бочкарева В.В. Он отчитался за приобретенный бензин на сумму 220090. Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.26 Кт сч.71 220090 руб.

Составлен авансовый отчет №78 от 30.11.06 на Голеву Л.Н. Она отчиталась по расчетам за услуги связи на сумму 100000.

Составлена бухгалтерская запись:

Дт сч.60 Кт сч.71 99211 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 789 руб.

Приказ по учетной политике.

В данном документе, являющимся для каждой организации основополагающим и обязательным, необходимо указывать общий максимальный срок выдачи подотчетных сумм работникам.

Например:

п.33 Учетной политики МП совхоз «Октябрьский» в 2008 г. предусматривает срок отчетности по суммам, выданным в подотчет 20 дней с момента выдачи.

Журнал регистрации авансовых отчетов (0).

В данном учетном документе регистрируются все авансовые отчеты в порядке хронологии. Анализ составления и состояния первичной документации показал, что в МП совхоз «Октябрьский» первичная документация оформляется на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом РФ. Документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета.

2.3 Синтетический, аналитический и налоговый учет расчетов с подотчетными лицами МП совхоз «Октябрьский»

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансовохозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. Счет 71 «»Расчеты с подотчетными лицами»» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административнохозяйственные и операционные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 «»Расчеты с подотчетными лицами»» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «»Расчеты с подотчетными лицами»» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет по счету 71 «»Расчеты с подотчетными лицами»» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Счет 71 дебетуется на выданные под отчет суммы в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 «»Расчеты с подотчетными лицами»». При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и пр. внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 «»Вложения во внеоборотные активы»» в корреспонденции с кредитом счета 71

.

Организацией отражены расходы подотчетных лиц, связанные с приобретением внеоборотных активовДт 08 «»Вложения во внеоборотные активы»»Кт 71 «»Расчеты с подотчетными лицами»»

Так, в МП совхоз «Октябрьский» 22.09.12 Главный механик Бородин В.П. приобрел горелку с регулятором на сумму 339000. Авансовый отчет №56 от 22.09.08. Эта операция отражена бухгалтерской записью: Дт сч.08.4 Кт сч.71 339000 руб. Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 «»Материалы»», 41 «»Товары»».

Организацией отражена оплата подотчетными лицами приобретенных материальных ценностейДт: сч.10 «»Материалы»», сч.41 «»Товары»»Кт сч.71 «»Расчеты с подотчетными лицами»»

В нижеследующей таблице 7 приведены бухгалтерские записи по расчетам с подотчетными лицами.

Таблица 7 Журнал проводок по расчетам с подотчетными лицами за июнь 2008 г.в МП совхоз «Октябрьский»ДатаДокументСодержаниеДебетКредитСуммаКолво15.06.12Аванс.отч. 000030Авансовый отчет: Бородин Виктор Петрович Рукавицы10.971.1204,0020,00030.06.12Аванс.отч. 000033Авансовый отчет: Устимов Алексей Александрович Солидол10.671.1396,4824,000

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20 «»Основное производство»», 23 «»Вспомогательные производства»», 25 «»Общепроизводственные расходы»», 26 «»Общехозяйственные расходы»», 44 «»Расходы на продажу»».

Организацией отражена оплата подотчетными лицами расходов по производству продукции (работ, услуг), продаже продукции, товаров, управлениюДт: сч.20 «»Основное производство»», сч.23 «»Вспомогательные производства»», сч.25 «»Общепроизводственные расходы»», сч.26 «»Общехозяйственные расходы»», сч.44 «»Расходы на продажу»»Кт сч.71 «»Расчеты с подотчетными лицами

За ноябрь 2012 г. в МП совхоз «Октябрьский» были отражены следующие бухгалтерские записи.

Таблица 8 Журнал проводок по расчетам с подотчетными лицами за ноябрь 2012 г. в МП совхоз «Октябрьский»ДатаДокументСодержаниеДебетКредитСумма18.11.12Аванс.отч. 000072Авансовый отчет: Голева Лариса Николаевна Товарный чек Аптечка2671.1752,9018.11.12Аванс.отч. 000072Авансовый отчет: Голева Лариса Николаевна Товарный чек Бухгалтерские бланки2671.1200,0025.11.12Аванс.отч. 000074Авансовый отчет: Ванин Юрий Алексеевич Товарный чек Бухгалтерские бланки2671.1197,0030.11.12Аванс.отч. 000077Авансовый отчет: Зимин Виктор Михайлович Чеки Бензин2671.12 200,90Итого3350,80

По дебету счета 97 «»Расходы будущих периодов»» отражаются расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам. Сальдо по дебету счета 71 «»Расчеты с подотчетными лицами»» показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации, кредитовое сальдо по этому счету отражает задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам в оплату материально производственных запасов, товаров, работ, услуг. Аналитический учет по счету 71 «»Расчеты с подотчетными лицами»» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету. Следует отметить, что счет 71 «»Расчеты с подотчетными лицами»» активнопассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда ктото из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а МП совхоз «Октябрьский» их). Выдача денег сверяется с кассой (с проводкой). Ордер регистрируется в регистрационном журнале по счетам синтетического учета (1) и разносится в Главной книге. Сальдо показывается развернуто в синтетическом (Главная книга) и аналитическом учете, сверяются данные. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс. Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:

журналордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнальноордерной форме учета);

В журналеордере №7 отражены суммы выданные в подотчет и суммы, принятые к учету в разрезе работников. Также здесь отражены суммы сальдо на начало периода и конец периода.

Например:

За 2012 г. в МП совхоз «Октябрьский» Бородину В.П. было выдано 23464680, отчитался он по сумме 10823918. Но так как организация имела на начало года перед ним задолженность в сумме 31679387 , на конец года организация осталась должна ему 19038625.

главная книга;

В главной книге показан синтетический учет, т.е. в разрезе корреспонденции счетов.

Например:

По дебету сч.71 прошло в 2012 г. в корреспонденции с сч. 50 140638400 руб.

По кредиту сч. 71 прошло в 2012 г. в корреспонденции с сч. 10 8252813 руб.

По кредиту сч. 71 прошло в 2012 г. в корреспонденции с сч. 60 97690429 руб.

По данным из приложения 10 представлена сводная таблица бухгалтерских записей по счету 71 «»Расчеты с подотчетными лицами»» МП совхоз «Октябрьский» за 2008 год.

Таблица 9 Бухгалтерские записи по счету 71 «»Расчеты с подотчетными лицами»» МП совхоз «Октябрьский» за 2012 год

Содержание хозяйственной операцииСумма, руб.коп.Корреспонденция счетовДокументДебетКредитСальдо на 01.01.2012113038766Выплата под отчет из кассы организации наличных денежных средств подотчетным лицам на хозяйственнооперационные расходы1406383577150Расходные кассовые ордераОплата счетов поставщиков через подотчетных лиц976904296071Авансовые отчетыСписание по авансовым отчетам сумм, полученных под отчет подотчетными лицами и израсходованными ими на приобретение материалов, инвентаря и хоз. принадлежностей82528131071Авансовые отчетыСписание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими на общепроизводственные и общехозяйственные нужды421360825,2671Авансовые отчетыСписание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими на приобретение внеоборотных активов6870000871Авансовые отчетыСписание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими на уплату задолженности работников по исполнительным листам43534607671Авансовые отчетыСальдо на 31.12.201287597719

Как видно из данной таблицы учет расчетов с подотчетными лицами в хозяйстве ведется в соответствии с требованиями. Оборот по сч. 71 достаточно большой, следовательно можно рекомендовать руководству с/х предприятия делать приоритет на безналичные расчеты и расчеты векселями, что несомненно повысит безопасность расчетов по улучшит систему внутреннего контроля.

ГЛАВА 3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

3.1 Программа проверки расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский»

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский» возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник, который представлен в приложении 12. По результатам опроса складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых можно сделать основной вывод. В общем случае по результатам опроса оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур. При проверке расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский» применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений. Методы контроля аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами нарушений приведены в приложении 13.

Основными контрольными процедурами являются:

· «»Подотчет. 1.1.»» проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственнооперационные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

· «»Подотчет. 1.2.»» проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

· «»Подотчет. 1.3.»» проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

· «»Подотчет. 1.4.»» проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

· «»Подотчет. 1.5.»» проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

· «»Подотчет. 2.1.»» проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка погашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций.

· «»Подотчет. 2.2.»» проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

· «»Подотчет. 2.3.»» проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

· «»Подотчет. 2.4.»» проверка правильности возмещения командировочных расходов.

· «»Подотчет.2.5.»» проверка правильности проведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

· «»Подотчет.2.1.»» проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

· «»Подотчет.2.2.»» проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по:

· проезду к месту служебной командировки и обратно,

· затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями;

· расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС.

· «»Подотчет.3.1.»» проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетным лицам материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.

· «»Подотчет.3.2.»» проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимость материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.

· «»Подотчет.4.1.»» проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

· «»Подотчет.4.2.»» проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

· «»Подотчет.5.1.»» проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

3.2 Аудит состояния первичной документации МП совхоз «Октябрьский»

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

Приказ об учетной политике;

авансовые отчеты;

журнал регистрации авансовых отчетов;

приказы о направлении работников в командировку;

список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

заявления на выдачу денег из кассы;

документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

журнал регистрации командировок.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

балансе предприятия (форма № 1) (стр. баланса 236 прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

отчете о движении денежных средств (форма № 4);

главной книге;

журналеордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнальноордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Учет расчетов с подотчетными лицами МП совхоз «Октябрьский» ведет на счете 71 «»Расчеты с подотчетными лицами»» в журналеордере № 7, Главной книге. Внутренняя аудиторская проверка показала, что данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в Главной книге. Однако, в нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам. Нарушается п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ в организации. Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется (таблица 10):

Таблица 10 Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее выданному авансу

Ф.И.О. п/о лицаОстаток п/о суммВыдано из кассыдатасумма, руб.дата№ РКОсумма, руб.Зимин В.М.01.10.1251 45210.10.122527652Бородин В.П.01.12.121 04409.12.12377044Устимов А.А.01.09.1227 98112.09.121932891Бочкарев В.В.01.09.128 08002.09.12167610Ванин Ю.А.01.11.121 41820.11.12321891

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: по а/о Зимина В.М. в январе переданы наличные деньги Бочкареву В.В. для приобретения бензина в сумме 350 руб. Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (а/о № 3 Ванина Ю.А. в январе);

в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (а/о Бочкарева В.В. в марте, а/о Устимова А.А. в августе 2008 г.);

на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «»кому, за что и по какому документу уплачено»»;

на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарноматериальных ценностей. Например, по а/о № 60 Устимова А.А. в октябре приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 4096 руб. В учете отражено: Дт сч.26 Кт сч.71 Следовало приобретенные товарноматериальные ценности оприходовать на счета:

Дт сч.10 Кт сч.71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно авансового отчета № 67 Бочкарева В.В. в октябре 2012 г. отражено:

Дт сч.10/5 Кт сч.71 71992 руб.

Следовало отразить:

Дт сч.10/1 Кт сч.71 197 руб. стоимость ацетона;

Дт сч.10/3 Кт сч.71 52292 руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.

Согласно авансового отчета № 23 Бородина В.П. от 22.04.12 приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 462 руб. В учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 462 руб.

Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете следующим образом:

Дт сч.10/9 Кт сч.71 462 руб. инвентарь для уборки территорий

Дт сч.10/9 Кт сч.26 462 руб. передача в эксплуатацию

В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся.

В МП совхоз «Октябрьский» приобретались подарки для работников. Например, по авансовому отчету № 26а от 17.05.12 приобретен подарок для генерального директора стоимостью 428079 руб. В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 «»Товары»». Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

Дт сч.41 Кт сч.71 428079 руб. оприходован товар

Дт сч.90 Кт сч.41 428079 руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись

Дт сч.90 Кт сч.68 77054 руб. начислен НДС (428079*18%)

Дт сч.91 Кт сч.90 505133 руб. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия

Таким образом, МП совхоз «Октябрьский» недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр.010,020 в форме № 2. Кроме того, МП совхоз «Октябрьский» следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией. В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

к авансовому отчету Устимова А.А. от 30.06.12 приложен только товарный чек магазина «»Ирба»» на запчасти для ремонта оборудования на сумму 508658 руб;

согласно авансового отчета Бородина В.П. от 12.07.12 приобретены «»комплектующие»» на сумму 44090 руб. (Дт сч.10 Кт сч.71). Приведен список «»комплектующих»», но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии допускается передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:

к авансовому отчету Бочкарева В.В. № 18 от 31.03.12 приложена квитанция к приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 40 руб. плательщик Бочкарев В.В.;

Авансовый отчет Степановой Е.П. б/н от 14.08.12 на сумму 1025 рублей не нашел отражения в журналеордере и главной книге. Согласно Положению по бухгалтерскому учету «»Расходы организации»» ПБУ 10/99, затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. МП совхоз «Октябрьский» данный пункт не учитывает, например:

по авансовому отчету Сербиной О.В. от 11.08.12 в типографии ФГУП «»Дом печати»» приобретены бланки на сумму 1 500 руб., в учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 1 275 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 225 руб.

по авансовому отчету Сербиной О.В. от 14.07.12 в МП «»Офисплюс»» приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3 000 руб., в учете отражено:

Дт сч.26 Кт сч.71 2 550 руб.

Дт сч.19 Кт сч.71 450 руб.

Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 «»Расходы будущих периодов»» и списывать на затраты по мере использования на основании актов. Согласно авансового отчета № 31 в июне Зимину В.М. возмещены командировочные расходы в сумме 8 583 руб. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Чебоксары). Согласно п. 6 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР от 07.04.88 № 62 фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места командировки. Таким образом, завышена себестоимость и излишне возмещен НДС из бюджета. По авансовому отчету Бочкарева В.В. возмещены расходы по командировке продолжительностью 3 суток. Документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, отсутствуют. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 утверждены нормы возмещения расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов в размере 12 руб. в сутки. Следует работнику возместить расходы в сумме 24 руб. (12 х 2). Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: «»наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении»». Таким образом, такие наименования, как «»хозтовары»», «»канцтовары»», «»товар на сумму»» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на «»хозтовары»», «»канцтовары»», «»товар на сумму»», приложенные к авансовым отчетам Андреева А. И. № 56 на сумму 627050 руб., № 63 от 17.10.11 на сумму 423170 руб. и др. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость. Согласно п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 21.11.1996 г. №129ФЗ «»О бухгалтерском учете»» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, первичные документы, в которых отсутствуют какиелибо обязательные реквизиты, не могут быть приняты к учету. Проверкой выявлены случаи принятия к учету авансовых отчетов при отсутствии ряда реквизитов, например:

авансовый отчет №17 от 25.03.12 Бочкарева В.В. на 40800 руб., в котором не заполнены графы «»Получен аванс»», «»Итого получено»», «»Израсходовано»», отсутствует подпись подотчетного лица;

авансовый отчет №27 от 19.05.12 Портнова А.Г. на 64900 руб., в котором не заполнены графы «»Получен аванс»», «»Итого получено»», «»Израсходовано»», отсутствует подпись подотчетного лица;

в командировочном удостоверении Зимина В.М., приложенном к авансовому отчету №54 от 05.09.12 г., отсутствует номер и дата составления документа, расшифровки подписей на оборотной стороне командировочного документа, не указана организация, в которую командирован сотрудник.

Вышеперечисленные нарушения носят систематический характер.

Таким образом, изучение ошибок, допускаемых в МП совхоз «Октябрьский» при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не изза сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми в МП совхоз «Октябрьский» являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.

3.3 Аудит состояния учета расчетов с подотчетными лицами

Основные нарушения (злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский» указаны в приложении 14. Рассмотрим подробнее ряд допускаемых организациями ошибок при выдаче денег под отчет и контроле за их использованием в МП совхоз «Октябрьский».

Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.

Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому. В МП совхоз «Октябрьский» в приказе о порядке выдачи подотчетных средств не указаны размеры подотчетных сумм. Нарушение в части инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу. При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения. Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки. В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника. Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все время нахождения денежных средств у работника, начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах. Иногда в организациях бывают случаи, когда задолженность по подотчетным суммам списывается с работника за счет собственных средств организации по окончании отчетного периода без представления им авансового отчета. Необходимо учитывать, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы должны быть отражены в бухгалтерском учете следующими проводками:

Дт сч.94Кт сч.71 списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);Дт сч.70Кт сч.94 удержание подотчетных сумм из заработной платы;Дт сч.73Кт сч.94 если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника

Невозвращенные в кассу организации неизрасходованные суммы считаются доходом работника и облагаются подоходным налогом. Поскольку такие суммы являются доходом физических лиц, полученным от работодателя, то организация также обязана начислить и уплатить ЕСН. Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 «»Расчеты с подотчетными лицами»», оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется. В дальнейшем, если по окончании отчетного года со счета 71 «»Расчеты с подотчетными лицами»» списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, то необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в совокупный облагаемый доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка. В МП совхоз «Октябрьский» инвентаризация расчетов с подотчетными лицами не проводится, текущий контроль осуществляется при составлении годовой отчетности. Нарушение: к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы. В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129ФЗ «»О бухгалтерском учете»», а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета. Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счетафактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц. При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «»О бухгалтерском учете»» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

наименование документа;

дата составления документа;

наименование организации, составившей документ;

содержание хозяйственной операции;

денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы;

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные. При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг). Кроме того, такие подотчетные суммы подлежат включению в совокупный облагаемый доход работника. Подотчетные лица должны предъявлять не только товарные, но и кассовые чеки в качестве первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм в розничной торговле. Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной торговле по поручению и для нужд предприятия, то есть в целях предпринимательской деятельности. Следовательно, такие расчеты можно производить без применения контрольнокассовых машин, а в качестве документа, подтверждающего расходование подотчетных сумм принимать товарный чек. В МП совхоз «Октябрьский» данное нарушение отсутствует. Ограничение расчетов с другими юридическими лицами наличными деньгами . Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов. Нарушение установленного порядка расчетов наличными деньгами приводит к наложению штрафов на юридическое лицо плательщика в двукратном размере суммы произведенного платежа. В МП совхоз «Октябрьский» порядок расчетов наличными деньгами не нарушается. Возможная ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств. Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансовохозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место. На основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм. Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:

в первом случае об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;

во втором о возмещении организацией затрат своих работников.

Последствия, возникающие в первом случае уже подробно рассмотрены.

Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором куплипродажи. В МП совхоз «Октябрьский» данное нарушение отсутствует.

3.4 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский»

На примере МП совхоз «Октябрьский» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны. Расчеты с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский» имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства . Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги. В результате аудиторской проверки выявлены многочисленные нарушения. Согласно п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском учете «»первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.»». Все бухгалтерские записи должны производиться только на основании первичных учетных документов, которые содержат обязательные реквизиты, позволяющие проверить достоверность проведенной хозяйственной операции: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение данной операции и правильность ее оформления, их личные подписи, а в необходимых случаях и расшифровки фамилий должностных лиц. В МП совхоз «Октябрьский» выявлены нарушения по оформлению первичных документов. Большинство ошибок в оформлении первичной документации происходит не изза сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с подотчетными лицами. Основными нарушениями, допускаемыми в МП совхоз «Октябрьский» являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие. Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо. В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных. Работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучать нормативноправовую базу расчетов с подотчетными лицами, особенно в части командировочных расходов. Должны быть рассмотрены вопросы о нормах командировочных расходов и удержания НДФЛ со сверхсуточных. Первичная документация должна оформляться в соответствии с предложенной унифицированной формой, т.е. должны заполняться все поля документа. Ошибки по бухгалтерскому учету ТМЦ следует устранить и в дальнейшем не повторять. Таким образом, только четкая организация учета на счете 71 и соблюдение порядка ведения кассовых операций должна помочь предприятию избежать конфликтных ситуаций при проверках авансовых отчетов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Состояние учета расчетов с подотчетными лицами рассмотрено на материалах МП совхоз «Октябрьский». Проведенные исследования позволяют сделать вывод, что МП совхоз «Октябрьский» является средним по размерам предприятием. Хозяйство занимает площадь 3500 га, их них пашня составляет 3500 га, представлена территориальной структурой управления, одним отделением. МП совхоз «Октябрьский» специализируется на отрасли растениеводства . Доля продукции растениеводства в структуре товарной продукции составила в 2010 году 50,5%, в 2011 году 46,7 % и в 2012 году 62,9% , в том числе на долю цветов приходится 33,5% в 2010 году, 34,6 % в 2011 году и 51,2 % в 2012 году. По результатам производственно хозяйственной деятельности за 2012 год в МП совхоз «Октябрьский» получена прибыль. В 2010 году 4630 тыс.руб., 5108 в 2011 г.,и 7140 тыс.руб. в 2012 г. В целом структура баланса кооператива удовлетворительна, предприятие платежеспособно, и в будущем может продолжать свое развитие. Коэффициенты абсолютной, критической и текущей ликвидности МП совхоз «Октябрьский» в пределах нормы и показывают на платежеспособность организации. Анализ составления и состояния первичной документации по учету расчетов с подотчетными лицами показал, что в МП совхоз «Октябрьский» первичная документация оформляется на унифицированных бланках, утвержденных Госкомстатом РФ. Документация оформляется в соответствии с нормами бухгалтерского учета. В результате внутренней аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский», было обнаружено множество нарушений в оформлении первичной документации, в бухгалтерском учете ТМЦ в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми в МП совхоз «Октябрьский» являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие. В результате проверки и выявленных нарушений были внесены бухгалтерии МП совхоз «Октябрьский» следующие предложения:

работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучать нормативноправовую базу расчетов с подотчетными лицами, особенно в части командировочных расходов. Должны быть рассмотрены вопросы о нормах командировочных расходов и удержания НДФЛ со сверхсуточных;

первичная документация должна оформляться в соответствии с предложенной унифицированной формой, т.е. должны заполняться все поля документа;

ошибки по бухгалтерскому учету ТМЦ следует устранить и в дальнейшем не повторять.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая, вторая и третья) с изм. и доп. от 23.12.2003г. // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Налоговый кодекс РФ части I и II главы 21 «»Налог на добавленную стоимость»», гл.23 «»Налог на доходы физических лиц»», гл.25 «» Налог на прибыль»», утвержденные законом №117ФЗ (в ред.29.12.2006)// СПС Консультант Плюс

. Трудовой кодекс РФ от 21.12.2001г. (в ред. от 27.04.2006) Введен в действие с 01.02.2002г. // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Федеральный закон «» О бухгалтерском учете от 21.11.96 № 129ФЗ ( в ред.30.06.2003) // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Федеральный Закон «»Об аудиторской деятельности»» № 119 ФЗ от 07.08.2001 г. с изм. и доп. 30.12.2001г. // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. План счетов бухгалтерского учета и инструкция по его применению (Приказ МинФина РФ от 31.10.2000 №94н). // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Письма Минфина РФ от 24.09.93.№ 110 «»О нормах возмещения командировочных расходов в инвалюте. // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Письмо Минфина РФ от 12.11.2001 № 92н «»О размерах выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»». // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Положение по ведению бухгалтерского учета ПБУ 10/99 «» Расходы организаций»». Утвержденный Приказом Минфина Российской Федерации от 06.05.1999г. № 33 н. (В редакции Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от 30.03.2001 № 27н ) // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Положение по бухгалтерскому учету «»Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в инвалюте»» (ПБУ 3/2000), утвержденное приказом Минфина РФ от 10.01.2000 № 2н. // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Постановление Правительства РФ от 29.03.2002 N 190 (ред. от 03.10.2002) «»О лицензировании аудиторской деятельности»»// СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Постановление Правительства РФ от 06.02.2002 N 80 «»О вопросах государственного регулирования аудиторской деятельности в российской федерации»» // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации Письмо Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 N 40 (в ред.24.03.2000г). // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. «»Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете»» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105) // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Постановление Правительства РФ от 01.12.93г. №1261 «» О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территорию иностранных государств»» (в ред.02.08.2006). // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Положение о порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (Приказ ЦБ России № 62 от 25.06.97 в ред.20.08.2002). // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Постановление Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88

. Приказ Минфина РФ от 29.07.98 №34н «» Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ»» (в ред. 24.03.2000г.) // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н (ред. от 23.04.2002) «»Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально производственных запасов»» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 13.02.2002 N 3245) // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Приказ МНС РФ от 20.12.2000 N БГ303/447 (ред. от 17.09.2002) «»Об утверждении методических рекомендаций по применению главы 21″»налог на добавленную стоимость»» налогового кодекса российской федерации»» // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Приказ Минфина РФ от 28.06.2000 N 60н «»О методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации»»// СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 «»Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»»// СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Приказ Минфина РФ от 06.07.2001г. № 49н «» Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ»» // СПС Консультант Плюс, #»»left»»>. Правила (стандарты) аудиторской деятельности

. Указ Центрального банка Российской Федерации от 14.11.2001г N 1050Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами.

. Статья: Этот коварный 71й счет // Новое в бухгалтерском учете и отчетности №21, 2008.

. Статья: Аудит расчетов с подотчетными лицами // Аудиторские ведомости №2, 2008.

. Статья: Оформление расчетов с подотчетными лицами // Аудит и налогообложение № 7, 2008.

. Статья: Порядок расчетов с подотчетными лицами // Финансовая газета. Региональный выпуск № 5, 2008.

. Статья: Расчеты с подотчетными лицами // Бухгалтерия в вопросах и ответах № 1, 2008.

. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами// Главбух2009№4С.7278

. Аудит: Учебник для вузов / Под.ред. проф. В.И.Подольского. М.:Аудит, ЮНИТИ,2006г.

. Бухгалтерский учет: Учебник для вузов / Под. Ред. проф. Ю.Л. Бабаева. М.:ЮНИТИДАНА, 2002 476 с.

. Бычкова С.М., Карзаева Н.Н. Аудит: ситуации, примеры, тесты: Учеб. Пособие для вузов. М.: Аудит, ЮНИТИ,2007 126с.

. Васильева И.П. О проведении внутреннего бухгалтерского контроля расчетов с подотчетными лицами // Налоговый вестник. 2001.№7 с. 143148 2001. №8 с.135139.

. Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет. 2009. №4.с.39

. Ковалева О.В., Константинов Ю.П. Аудит: Учебное пособие/Под ред. О.В. Ковалевой. М.: «»Приориздат»»,2003 320 с.

. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. 4е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРАМ,2002. 640 с.

. Комментарии к плану счетов бухгалтерского учета (Под редакцией руководителя Департамента методологии бухгалтерского учета и отчетности Минфина России А.С. Бакаева) «»Информационное агентство «»ИПББИНФА»», 2004

. Подольский В.И. Аудит: Учебник / В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.И. Сотникова. Под ред. В.И. Подольского 3е изд. испр. и доп. М: Издательский Центр «»Академия»», 2006 288 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Вопросник проверки расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский»

№ВопросВариант ответаИнформация или документ, который следует запроситьНазначаемая аудиторская процедура123451Имеется ли на предприятии список лиц. которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию.НетДаСписок лиц, которым разрешено выдавать деньги на хоз. нужды.»»Подотчет 1.1″»2Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам.нетдаЖурналордер № 7″»Подотчет 1.2″»Продолжение приложения 123Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировкиНетдаПисьменные распоряжения руководителяПодотчет 2.2″»4Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия.нетдаПриказ руководителя о возмещении»»Подотчет 2.1″»5Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложенияНетДа»»Подотчет 2.5″»Продолжение приложения 126Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходовНетДаПисьменные распоряжения руководителя и сметы»»Подотчет 4.1″»7Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложенияНетДа»»Подотчет 4.2″»8Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировкуНетДа

ПРИЛОЖЕНИЕ

«»Методы сбора аудиторских доказательств»»

№Основные виды нарушений, допускаемых при ведении кассовых операцийМетоды сбора доказательств12345678АБ123456781.1Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия, могут быть выданы деньги на хозяйственнооперационные расходы.+1.2Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимися работниками предприятия.+1.3Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.+1.4несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы+2.1отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работника в командировку++Продолжение приложения 13АБ123456782.2отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке+2.3несоблюдение установленных норм командировочных расходов+2.4отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм++2.5отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм++3.2некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах командировочных расходов++4.1выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети++4.2списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле++5.1несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете+5.2отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм++6.1некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами+6.2неправильное выведение остатков на конец отчетного периода++6.3несоответствие записей в авансовых отчетах и журналеордере № 7 «»Расчеты с подотчетными лицами»» или других регистрах++

Примечание

Методы сбора аудиторских доказательств (гр. 18)

. Наблюдение или участие в инвентаризации;

. Наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

. Устные опрос;

. Получение письменных подтверждений;

. Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

. Проверка документов подготовленных на предприятии клиента;

. Проверка арифметических расчетов;

. Анализ.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Наличие нарушений в учете расчетов с подотчетными лицами в МП совхоз «Октябрьский»

№Содержание и виды нарушенийСостояние в МП совхоз «Октябрьский»1. 1.1.Нарушение порядка выдачи подотчетных сумм Отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетным средствПриказ имеется1.2.В приказе о порядке выдачи подотчетных средств не установлен круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, или не указаны размеры подотчетных сумм, а также сроки их возращенияВ приказе не указаны размеры подотчетных сумм1.3.Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги и хозяйственнооперационные расходыВыданы деньги на обучение Портнову А.Г., не указанному в списке1.4.Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятияНе выявлено1.5.Выдача денег под отчет лицам, не рассчитавшимся по ранее выданным авансамСм. таблицу 111.7.Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданыНарушение отсутствует1.8.Допускается передача полученных под отчет наличных денег одним работником другомуНе допускается2. 2.1.Нарушения при оформлении командировочных расходов Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировкуПриказы не оформляются2.2.Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировкеВ авансовом отчете Зимина В.М. не указана организация, куда он командировался и отметка о пребывании.2.3.Несоблюдение установленных норм командировочных расходовКомандировочные расходы выдаются с превышением норм2.4.Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных нормПриказы отсутствуют2.5.Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх нормНе выявлено3. 3.1.Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных нормНарушение отсутствует3.2.Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходовНДС выделяется корректно4. 4.1.Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сетиДС не выделяется4.2.Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговлеНарушение отсутствует5. 5.1.Нарушения порядка учета представительских расходов Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете (или ее отсутствие)Представительских расходов не осуществлялось5.2.Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх нормПредставительских расходов не осуществлялось6. 6.1.Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицамиНе выявлено6.2.Неправильное выведение остатков на конец отчетного периодаНарушение отсутствует6.3.Журналордер № 7 ведется не по каждому подотчетному лицу и выданной сумме одновременноНарушение отсутствует6.4.Несоответствие записей в авансовых отчетах и журналеордере № 7 или других регистрахНе выявлено7.Нарушения в форме и реквизитах первичных документовНайдены неточности в оформлении реквизитов первичных документов