2795.Учебная работа .Тема:Организация работы с документами в ООО «Кравт»

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...

Тема:Организация работы с документами в ООО «»Кравт»»»,»

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Организация документационного обеспечения управления ООО «»Кравт»»

1.1 Общие требования к организации документационного обеспечения управления ООО «»КРАВТ»»

1.2 Подготовка документов. Требования к оформлению документов в ООО «»Кравт»»

.3 Глава 2. Анализ системы документационного обеспечения ООО «»КРАВТ»»

2.1 Порядок работы с входящими документами в компании

.2 Порядок работы в компании с исходящими документам

.3 Особенности подготовки, оформления и учета отдельных видов документов в ООО «»Кравт»»

.4 Организация контроля исполнения документов

.5 Составление номенклатуры дел

.6 Формирование дел

.7 Оформление и передача дел в архив

Заключение

Список источников и литературы

документационный учет номенклатура архив

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность любой организации практически невозможна без документального сопровождения. Поэтому работа с документами в том или ином виде присутствует в каждой компании. А если есть работа с документами значит, ее необходимо правильно организовать.

Организация работы с документами (документооборот) это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

Рациональное управление документами приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины и, следовательно, общему повышению качества управления. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности вцелом.

Целью данной курсовой работы является анализ организации работы с документами в ООО «»Кравт»».

Задачи курсовой работы:

рассмотрение единых требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационнораспорядительными документами в организации и ее структурных подразделениях;

описание единого порядка приема, регистрации, учета, прохождения, подготовки, оформления, утверждения, принятия (издания), контроля за исполнением, отправки и хранения документов.

При написании курсовой работы был использован широкий круг источников.

Источники можно разделить на 4 группы. В первую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации:

Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года №323З «»Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»»;

Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь;

Положение о порядке подготовки проектов нормативных правовых актов;

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 01095 «»Унифицированные документы»»;

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 №4 «»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях»»;

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 140 «»О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «»Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»»;

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 07.02.2001 № 173 «»О порядке выдачи и свидетельствования юридическими лицами копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан»»;

Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органахуправления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь;

Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «»Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»»;

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Ко второй группе относятся неопубликованные источники (организационно распорядительные документы, образованные в течение деятельности ООО «»Кравт»»), к их числу относятся следующие: Устав компании; Должностные инструкции сотрудников; Положение о порядке ведения делопроизводства в ООО «»Кравт»».

Вопрос об организации работы с документами также освещен в материалах историографии этой проблемы (опубликованные учебные пособия, журналы, интернет ресурсы и т.д.)

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ООО «»КРАВТ»»

.1 Общие требования к организации документационного обеспечения управления ООО «»КРАВТ»»

ООО «»КРАВТ»» первая национальная сеть парфюмернокосметических магазинов на территории Республики Беларусь, официальный дистрибьютор в Республики Беларусь ведущих мировых производителей косметической продукции.

Структура компании насчитывает несколько отделов, одним из которых является служба документационного обеспечения управления (далее служба ДОУ). Служба ДОУ в ООО «»Кравт»» создана совсем недавно, в начале 2013 года, в ее состав входят два секретаря и начальник службы. До этого делопроизводство в компании вел один секретарь. Служба ДОУ осуществляет документационное обеспечение компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях компании.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, методическое обеспечение и контроль за соблюдением этих требований в ООО «»Кравт»» возлагается на службу ДОУ. Разработка форм и бланков некоторых документов также осуществляется службой ДОУ организации.

Ответственность за делопроизводство в структурных подразделениях компании возлагается также на начальников этих подразделений. [10, C. 2]

Порядок работы с документами, так же, как их составление и оформление, достаточно детально описан в нормативнометодических документах.

Пакет нормативнометодических документов, используемых в ООО «»Кравт»» состоит из двух частей. Первая часть это нормативнометодические документы. Вторая часть пакета формируется из организационных и нормативнометодических документов, разрабатываемых в самой организации. К ним относятся:

Устав или Положение об организации.

Положение о структурном подразделении (если организация делится на отделы).

Должностные инструкции работников структурного подразделения.

Инструкция по делопроизводству данной организации.

Номенклатура дел.

Табель форм документов структурного подразделения или организации в целом. [2, 288 c.]

Правила ведения делопроизводства в ООО «»КРАВТ»» четко прописаны в Положении «»О порядке ведения делопроизводства ООО «»Кравт»». Данные правила обязательны для исполнения всеми работниками организации.

Служба по качеству в организации создает также и другие Положения и СОПы (Стандартные операционные процедуры), касающиеся порядка организации работы с документами в отдельных структурных подразделениях.

Работники несут персональную ответственность за выполнение требований Положения, сохранность находящихся у них документов. Об утрате документов немедленно докладывается непосредственному руководителю подразделения.

При уходе в отпуск или при отъезде в длительную командировку работник обязан передать лицу, которое будет замещать его, все имеющиеся документы по вопросам, рассмотрение которых не завершено.

При увольнении или перемещении работника на другую должность документы, имеющиеся у него, передаются руководителю структурного подразделения.

Все вновь принятые на работу работники допускаются к работе с документами только после ознакомления с действующим Положением.

Ознакомление с документами, передача их или их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений, издавших и (или) утвердивших эти документы.

Выдача и заверение копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан, осуществляются в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 7 февраля 2001 г. № 173 «»О порядке выдачи и свидетельствования юридическими лицами копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан»» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 19, 5/5234).

Работникам запрещается:

копировать и размножать документы без разрешения руководителей структурных подразделений;

разглашать или использовать в частных разговорах и беседах конфиденциальную информацию, полученную из документов, в том числе на стадии их подготовки.

.2 Подготовка документов. Требования к оформлению документов в ООО «»Кравт»»

Подготовка документов включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости согласование (визирование), утверждение, размножение (тиражирование).

При оформлении организационнораспорядительных документов используется комплекс реквизитов, установленных СТБ 6.382004. Документы следует печатать на бланках или на обычной бумаге стандартного формата А4 или А5. Формат А5 используется при оформлении справочноинформационных документов, объем текста которых не превышает 710 строк.

Если документ состоит из нескольких страниц, на бланке печатается первая страница документа, а последующие на обычной бумаге одинакового с бланком размера и качества.

Документы печатаются на одной стороне листа. На двух сторонах допускается печатание только тех документов, срок хранения которых не превышает трех лет. Новую страницу документа нельзя начинать последней неполной строкой абзаца. [17, C. 155]

Как уже упоминалось выше, бланки документов компании разрабатывает служба ДОУ. Внедрение стандартов по унифицированию форм документов в ООО «»Кравт»» также возлагается на службу ДОУ.

Разработка и оформление документов ООО «»Кравт»» предполагают обязательное соблюдение установленных требований и правил, изложенных в СТБ 6.382004 «»Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов»».

В ООО «»Кравт»» проект документа представляется ответственным исполнителем на подпись руководителю полностью оформленным, проверенным, согласованным со всеми заинтересованными лицами (в компании это в основном юристы и зам. директора по финансам и экономике), вместе с приложениями и материалами, на основании которых он подготовлен.

Ответственность за качество и своевременность подготовки, правильность оформления документов, а также достоверность приведенных в них данных возлагается на составителей (ответственных исполнителей) документов, а также лиц, завизировавших и (или) подписавших документы.

В случае возникновения споров относительно соответствия документов действующему законодательству, проверка содержания документа возлагается на юридический отдел организации. [10, C. 5]

Глава 2. Анализ системы документационного обеспечения ООО «»КРАВТ»»

.1 Порядок работы с входящими документами в компании

Входящие документы это документы, поступающие на предприятие извне по различным каналам связи.

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретаремреферентом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

Сопровождение и доставка с почтового узла (получение по другим каналам связи) в составе корреспонденции, поступившей в адрес предприятия.

  • первичную обработку (распаковка, учет, сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые);
  • регистрацию;
  • рассмотрение документов руководством, оформление резолюций;
  • исполнение и контроль исполнения
  • прием исполненного документа и снятие его с контроля;
  • проставление отметки об исполнении документа;
  • подшивку документов в дела, последующая работа с ним, текущее и архивное хранение, уничтожение и списание.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличие приложений. [8, C. 28]

Вся поступающая в ООО «»КРАВТ»» корреспонденция принимается секретарем службы ДОУ.

Поступающая корреспонденция принимается и обрабатывается по вышеизложенной схеме, как правило, в день поступления. До вскрытия почтовой корреспонденции проверяется правильность ее доставки (по адресу на конверте (пакете)) и целостность упаковки. Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой на конверте (пакете) «»Ошибочно доставлено»».

Поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных с пометкой «»Лично»». Такие конверты (пакеты) после регистрации по данным на конверте (пакете) без вскрытия передаются адресату.

Конверты (пакеты), как правило, уничтожаются, за исключением следующих случаев:

если дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;

если дата документа существенно отличается от даты его получения;

если в полученном документе нет обратного адреса отправителя или отсутствует реквизит «»дата документа»».

В указанных случаях конверт (пакет) приобщается к документу и, после исполнения документа, подшивается вместе с ним в дело.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) приложений, о которых указано в документе, или отдельных листов текста отправителю направляется письменный запрос или сообщается об этом по телефону, а на документе делается отметка «»Приложения затребованы»» с указанием даты запроса.

На всех документах в правом нижнем углу первого листа ставится регистрационный штамп. Если корреспонденция не вскрывается, штамп проставляется на конвертах (пакетах). В регистрационном штампе указывается наименование подразделения, зарегистрировавшего документ, дата получения и, при необходимости, количество листов основного документа и приложения.

На документах, подлежащих хранению в службе ДОУ, проставляется отметка или штамп «»Вернуть в службу ДОУ»».

Нерегистрируемые документы направляются по назначению в структурные подразделения. Перечень документов, неподлежащих регистрации находится в службе ДОУ организации.

Регистрация входящих документов осуществляется службой ДОУ. [10, C. 6]

Регистрационным номером входящего документа является его порядковый номер по журналу регистрации, возрастающий в пределах года, дополненный индексом канцелярии по номенклатуре дел и индексом дела по номенклатуре, в котором будет подшиваться данный документ. Регистрационный номер переносится в регистрационный штамп. [17, C. 105]

Например, регистрационный номер входящего документа в ООО «»КРАВТ»» будет следующим: 0602/135, где 06 индекс службы ДОУ, 02 индекс дела «»Входящие письма»», 135 порядковый номер по журналу регистрации.

После регистрации копия входящего документа обязательно сохраняется в службе ДОУ и подшивается в соответствующее дело.

После регистрации документы в день их поступления передаются на рассмотрение директору, его заместителям согласно установленному распределению должностных обязанностей, начальникам структурных подразделений в соответствии с их компетенцией, или непосредственно сотруднику, которому адресован входящий документ. Срочные документы передаются на рассмотрение по мере получения. Документами срочного характера являются документы, которые положительно повлияют на текущую или будущую деятельность организации и требующие незамедлительного рассмотрения в настоящий момент. Документы, предназначенные к рассмотрению директором, заместителями директора и руководителями структурных подразделений, подаются секретарем службы ДОУ ежедневно с 14:00 до 15:00.

Помощник руководителя осуществляет полистный просмотр документов, переданных на рассмотрение директору и заместителю директора по финансам и экономике, с целью выявления неправильно оформленных документов или не полностью оформленных, а также отсутствия всех необходимых резолюций.

Руководители рассматривают документы в день их поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в форме резолюции, которая должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителях.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), задание, сроки его исполнения (при необходимости), подпись, дата. Фамилия исполнителя секретарем службы ДОУ переносится в журнал регистрации входящих документов.

Далее секретарь службы ДОУ передает документ в соответствующее структурное подразделение, а при наличии нескольких исполнителей ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений или должностных лиц в службе ДОУ делается и направляется на исполнение необходимое количество копий (по числу исполнителей).

Ответственный исполнитель должен быть ознакомлен первым. Он должен определить дальнейший порядок и сроки прохождения документа.

Движение документа в процессе его исполнения (ознакомления) фиксируется в журнале регистрации входящих документов. Документ, направленный на исполнение в структурное подразделение, может быть передан в другое структурное подразделение только с разрешения руководителя, написавшего резолюцию, с обязательным уведомлением службы ДОУ о движении документа.

2.2 Порядок работы в компании с исходящими документам

Исходящие документы это документы, разработанные внутри предприятия и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным должностным лицам, учреждениям и организациям) либо во исполнение письменных указаний (руководящих документов) вышестоящей организации или ведомства.

Исходящие документы в процессе их подготовки проходят определенные этапы:

получение указания на разработку документа, разработка проекта исходящего документа;

проверка правильности оформления документа;

согласование содержания проекта документа и его корректировка;

проверка правильности и подписание документа руководителем;

тиражирование и регистрация документа;

простановка индекса (номера) документа;

проверка правильности адресования документа;

упаковка и отправка (рассылка документа адресату);

подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. [8, C. 3334]

Исходящие документы в ООО «»Кравт»» оформляются исполнителями, как правило, в двух экземплярах, один остается в службе ДОУ и подшивается в дело, а второй остается у исполнителя. Секретарь службы ДОУ и помощник руководителя проверяет правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, наличие приложений, необходимого количества экземпляров.

В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации (юристами, гл. бухгалтером и т.д.).

Регистрация документов, их последующая обработка осуществляется, как правило, в день подписания документов.

Регистрируются исходящие документы в службе ДОУ в журнале регистрации исходящих документов после их подписания руководителем. Порядок подписания у руководителя аналогичный порядку рассмотрения и подписания входящей документации.

Исходящему документу присваивается регистрационный индекс. Индекс состоит из индекса подразделения, индекса дела по номенклатуре, в которое будет подшиваться данный документ, и порядкового номера по журналу регистрации исходящих документов. Например, регистрационный номер исходящего документа в ООО «»КРАВТ»» будет следующим: 0601/136, где 06 индекс службы ДОУ, 01 индекс дела «»Исходящие письма»», 136 порядковый номер по журналу регистрации.

На исходящем документе, являющемся ответом на запрос, в обязательном порядке делается ссылка на номер и дату документазапроса.

В ООО «»Кравт»» исходящие письма, подлежащие отправке почтой, передаются в службу ДОУ, и затем обрабатываются курьером ежедневно с 15:00 до 17:30. При этом ответственный исполнитель обязательно включает в состав реквизита «»адресат»» наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и его адрес. Заполняет специальную карточку для отправки корреспонденции, форма которой разработана службой ДОУ для удобства курьера в отправке корреспонденции и оперативности поиска информации об отправке (дата отправки, каким видом почтового отправления была произведена отправка).

Если отправке подлежат отличные от писем документы (акты, протоколы, спецификации, счета и т.п.), то наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и его адрес указываются ответственным исполнителем на отдельном листе, который прикладывается к отправлению.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Опись рассылки со штемпелем отделения связи подшивается в дело.

Отправка машиночитаемых документов (дискет, дисков и других) производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма, копия которого подшивается в дело на общих основаниях.

Документы срочного характера оформляются к отправке секретарем канцелярии незамедлительно и передаются водителю, который доставляет пакет в отделение почтовой связи. [10, C. 8]

.3 Особенности подготовки, оформления и учета отдельных видов документов в ООО «»Кравт»»

Секретари службы ДОУ ООО «»Кравт»» несут ответственность за подготовку, оформление и учет некоторых видов распорядительных документов, в т.ч. приказов о командировании работников компании , а также за прохождение всего цикла визирования и подписания некоторых видов договоров.

Термины, применяемые в распорядительных документах ООО «»Кравт»», должны соответствовать терминологии, принятой в законодательстве Республики Беларусь, и употребляться в одном и том же значении во всем тексте.

Действительные наименования управлений, отделов, служб и других структурных подразделений организации, а также должности работников пишутся в строгом соответствии со штатным расписанием.

Издаваемые в ООО «»Кравт»» приказы перед подписанием в обязательном порядке визируются:

начальником кадровой службы приказы по личному составу (л), кадровые приказы (к), приказы о премировании (п);

заместителем директора по финансам и экономике приказы, в которых затрагиваются вопросы финансирования.

юристами договора куплипродажи, договора по аренде и т.д. При этом на нашем экземпляре договора проставляется штамп для виз, где указывается исполнитель и проставляются визы всех заинтересованных лиц.

При необходимости перечень должностных лиц, визирующих приказ, может быть расширен другими заинтересованными лицами.

Если в процессе визирования документа возникают разногласия, документ может визироваться с замечаниями. В этом случае проставляется отметка о наличии замечаний, которые прикладываются к документу.

Запрещается включать в распорядительный документ структурное подразделение или работника подразделения без согласования с ним и (или) его непосредственным руководителем.

Все распорядительные документы в ООО «»Кравт»» передаются в службу ДОУ в день их подписания для регистрации. Регистрация ведется в журнале регистрации.

Приказы и распоряжения регистрируются раздельно.

Раздельно регистрируются приказы:

по основной деятельности

по личному составу (л)

о командировании в пределах РБ

о командировании за пределами РБ

кадровые (к)

о премировании (п)

Регистрация каждого вида распорядительных документов ежегодно начинается с первого номера.

Регистрационным индексом распорядительного документа является его порядковый регистрационный номер в пределах данного вида документа, возрастающий в пределах года. Индексация документов цифровая.

Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести распорядительный документ, перечисляются исполнителем в списке рассылки, размещаемом на обороте последнего листа документа в левом нижнем углу и при размножении не воспроизводимом.

Контроль за своевременным ознакомлением с распорядительными документами работников и возвратом этих документов возлагается на службу ДОУ компании.

Отдельным видом распорядительных документов, которые составляют и оформляют только секретари службы ДОУ, являются приказы о командировании.

Приказы о командировании относятся к категории документов по личному составу. Срок хранения приказов о командировании зависит от того, превышает ли срок поездки 1 месяц или нет. Так, для приказов о длительных (более 1 месяца) служебных командировках как в пределах Республики Беларусь, так и за границу предусмотрен 75летний срок хранения.

Приказы о командировании (независимо от того, выполняется поездка в пределах Республики Беларусь или за границу), если срок поездки не превышает месяца, подлежат хранению в течение 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

В тексте приказа о командировании указываются:

фамилия, имя и отчество командируемого работника, его должность (профессия);

наименование структурного подразделения, в котором трудится работник (при его наличии);

место командировки;

срок поездки;

цель поездки.

Одним приказом могут быть командированы несколько работников как с одной, так и с разными целями. [2, 288 c.]

В ООО «»КРАВТ»» документацию, касающуюся командировок, оформляют секретари службы ДОУ. Работник, командируемый в пределах Республики Беларусь, или его начальник отдает секретарю служебную записку о командировании в пределах Республики Беларусь за один день и более до дня командировки до 12:00. Служебные записки по командировкам срочного характера могут предоставляться в день командирования.

Секретарь оформляет приказ о командировании в пределах Республики Беларусь и командировочное удостоверение на основании служебной записки о выбытии в командировку за один день и более до дня командировки до 14:00. Секретарь оформляет приказ о командировании в пределах Республики Беларусь срочного характера (для предотвращения остановки деятельности объекта, наладки техники или оборудования, решения производственных вопросов) и командировочное удостоверение в момент получения служебной записки о выбытии в командировку.

Командируемый работник выбывает в командировку в пределах Республики Беларусь после подписания приказа о командировании и получения командировочного удостоверения с подписью директора или заместителей директора и с двумя печатями на командировочном удостоверении (круглая печать компании и овальная «»Для документов»»).

Командируемому работнику на месте командировки проставляют отметку о прибытии в командировку и выбытии из командировки.

Командируемые несут персональную ответственность за правильность оформления отметок прибытия и выбытия на месте командирования и обязаны присутствовать при их оформлении. Исправления и опечатки в командировочном удостоверении не допускаются.

Командируемый работник по окончании командировки в пределах Республики Беларусь возвращает в службу ДОУ организации командировочное удостоверение в день следующий за днем командировки.

Секретарь службы ДОУ:

проверяет правильность оформления отметок в командировке;

проставляет отметку о прибытии из командировки;

предоставляет копию приказа о командировании и оригинал командировочного удостоверения в бухгалтерию;

подшивает в папку «»Приказы о командировании»».

Работник, командируемый за пределы Республики Беларусь, или его начальник при заграничной командировке предоставляет служебную записку о командировании и задание на командировку не позднее, чем за 3 дня до выбытия в командировку в службу ДОУ.

Директор организации утверждает задание на командировку.

Секретарь службы ДОУ на основании задания на командировку создает приказ о командировании заграничной командировки и командировочное удостоверение, директор подписывает этот приказ.

Секретарь предоставляет в бухгалтерию копию подписанного приказ о командировании и служебную записку, что является основанием для начисления аванса на командировочные расходы.

По окончании командировки документы возвращаются в службу ДОУ организации, где секретарь проставляет отметку о прибытии из командировки.

Командируемый работник по результатам заграничной командировки подготавливает отчет о командировке, который утверждается директором организации, после чего секретарь службы ДОУ предоставляет задание на командировку, отчет о командировке и командировочное удостоверение в бухгалтерию.

Секретарь службы ДОУ подшивает оригинал приказа о командировании в дело «»Приказы о командировании»».

2.4 Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов и решений за всеми зарегистрированными документами одна из функций управления.

Цель контроля исполнения документов:

своевременное и качественное их исполнение;

получение информации для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников.

Контроль исполнения документов состоит из следующих этапов:

постановка документа на контроль (руководитель делает отметку на документе о контроле, определяет исполнителей, срок исполнения; заполняет регистрационноконтрольную карточку, РКК);

своевременное доведение документа до исполнителей (поступившие в день поступления и регистрации, внутренние после подписания);

предварительная проверка и регулирование хода исполнения (устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом за 10, 5 и 2 дня, запись о состоянии исполнения в «»Контрольной отметке»» РКК, внесение в карточку отметок об изменении сроков исполнения и т.д.);

учет и обобщение результатов контроля (сведения о документах, выполненных и невыполненных к сроку, о причинах невыполнения и перенесения сроков исполнения);

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.

Контролируют на разных уровнях:

своевременность исполнения документов;

соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам;

соответствие формы созданных документов их содержанию;

уровень и формы удостоверения документов;

соответствие подписей их расшифровкам;

идентичность всех экземпляров. [8, С. 40]

Контроль за документами осуществляют:

служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);

руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);

исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).

Оптимальный вариант, когда под контролем находится исполнение всех документов. Но это очень трудоемкий процесс, к тому же, ценность документов не одинакова. Поэтому на практике документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и контроль которых необязателен. [10, С. 8]

Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю и методику его организации.

К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:

документы вышестоящих органов;

распорядительные документы данной организации;

важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.

Снятие документов с контроля состоит из этапов:

принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;

постановка отметки об исполнении («»отметка об исполнении»») в РКК и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле;

перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел);

подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.

Документы считают выполненными и снимают с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль. [2, C.102]

При большом объеме контролируемых документов в организации создают специальное контрольное подразделение. В нашей Организации такого подразделения нет, руководитель может возложить контроль за исполнением документов на сотрудников. Эта практика распространяется на исполнение распорядительных документов. Но в основном контроль исполнения документов в ООО «»Кравт»» осуществляется руководителями структурных подразделений, помощником руководителя и работниками службы ДОУ.

Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов в ООО «»Кравт»» устанавливаются в соответствии с нормативными правовыми актами. Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа. Если дата исполнения приходится на нерабочий день, то сроком исполнения считается предыдущий рабочий день.

В случае, если срок исполнения документа не указан, документ должен быть исполнен в течение 15 дней.

Служба ДОУ ежемесячно проводят анализ хода исполнения контролируемых документов.

2.5 Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в сутановленном порядке. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим распределить исполненные документы в дела.

Систематизация документов одна из важнейших задач в документационном обеспечения управления. Поэтому такой документ как номенклатура дел ООО «»Кравт»» является основным классификационным справочником и используется при построении информационнопоисковой системы в компании.

Ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на службу ДОУ, в небольших компаниях на секретаря. [8, C. 59]

Т.к. ООО «»Кравт»» является достаточно большой компанией, то номенклатуру дел в ней разрабатывает соответственно служба ДОУ.

Номенклатура дел компании является типовой. Схема сводной номенклатуры дел ООО «»Кравт»» строится по структурному принципу. Названиями разделов и подразделов являются названия структурных подразделений в соответствии со штатным расписанием.

В качестве первого раздела указывается служба ДОУ (или подразделение, ведущее учет и хранение распорядительных документов, издаваемых в подразделении, вне зависимости от места, занимаемого им в штатном расписании).

В номенклатуру дел включаются дела (документы) с постоянным, временным (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет включительно) сроками хранения.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспрессинформации и другие), алфавиты, указатели и другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность подразделения.

Номенклатура дел в ООО «»Кравт»» оформляется на бумаге формата А4. В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел. Индекс дела состоит из условного обозначения (индекса) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах подразделения.

Индексы некоторых дел номенклатуры службы ДОУ:

01, 0602, 0603.

В номенклатуре дел каждого структурного подразделения оставляют несколько резервных номеров для дополнительно заведенных дел, которые по тем или иным причинам не могли быть учтены при составлении номенклатуры.

В графе 2 номенклатуры дел указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел, включая переходящие дела, справочные картотеки к документам или журналы учета.

Заголовок дела должен быть кратким, четким и соответствующим смысловому содержанию документов, группируемых в деле. При составлении заголовков дел в номенклатуре дел компании используется номинальный и предметновопросный признаки. В состав заголовков дел номенклатуры дел ООО «»Кравт»» входят названия тем (содержаний) дел с указанием рода заводимого дела (документы, переписка, дело) или разновидностями документов (приказы, планы, протоколы, отчеты, акты и другие).

Графа 3 номенклатуры дел «»Количество дел (томов)»» заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующему перечню типовых документов, и делаются ссылки на соответствующие статьи перечней.

В графе 5 «»Примечание»» проставляются отметки о незаведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и другое.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, подписываемая помощником руководителя компании.

2.6 Формирование дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. [8, C. 69]

Документы в ООО «»Кравт»» формируются в дела лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Формированием дел в службе ДОУ занимаются секретари. Контроль за правильным формированием дел осуществляется начальником службы ДОУ.

Группировка документов в дела производится в строгом соответствии с номенклатурой дел. При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, даты, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Каждому делу присваивается индекс в соответствии с номенклатурой дел.

В дела подшиваются документы одного делопроизводственного года (за исключением переходящих дел).

Документы подшиваются в дело только в одном экземпляре.

В дела не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов, размноженные копии.

Приложения к документам при их значительном объеме группируются в отдельные тома, небольшие по объему приложения вместе с документами, к которым они относятся.

Документы в деле располагаются в порядке разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации, а также на основании других принципов. Принципы группировки документов могут комбинироваться и видоизменяться. Документы в делах располагаются по разделам, а внутри в логической последовательности и хронологическом порядке. Документы в делах ООО «»Кравт»» документы располагаются в порядке хронологии.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения) группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности, приказы по личному составу с разными сроками хранения группируются и формируются в дела раздельно.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Дело с документами не должно превышать 250 листов (3040 мм толщины). При большом объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого нового тома являются продолжением следующего.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся в службе ДОУ в течение 1 года до передачи их в архив. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив не передаются. Они хранятся в службе ДОУ и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Секретари и начальникслужбы ДОУ несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и дел.

В структурных подразделениях ООО «»Кравт»» дела хранятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Выдача документов и дел сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится картазаместитель дела, а на место изъятого из дела документа помещается листокзаместитель. Сторонним организациям дела выдаются по письменному запросу с оформлением акта. [10, С. 15]

2.7 Оформление и передача дел в архив

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив ООО «»Кравт»».

Из структурных подразделений дела передаются в архив по описям, составляемым ответственным работником, при методической помощи секретаря канцелярии (работника, ответственного за архив). Опись составляется в двух экземплярах.

При передаче дел в архив на обоих экземплярах описей указывается дата и количество принятых дел. Описи подписываются работником, ответственным за архив, и работником структурного подразделения, передающего дела. Один экземпляр описи возвращается в структурное подразделение, второй остается в архиве.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению.

Дела передаются в архив Организации по графику. График составляется лицом, ответственным за архив, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

При приемепередаче дел в архиве проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела передаются в архив ООО «»Кравт»» в присутствии работника структурного подразделения. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приемапередачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.

На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Отбор дел к уничтожению производится только после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения за этот же период.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляется руководителем подразделения. Ответственность за организацию уничтожения документов несет служба ДОУ.

Акт на уничтожение подписывается лицом, которое назначено приказом организации ответственным за уничтожение, и утверждается руководителем организации. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта на уничтожение сдаются на переработку. [10, C.19]

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Эффективность развития компании зависит от эффективности управленческой структуры, которая основывается на производстве и использовании информации, значительная часть которых сконцентрирована на документах. В ходе работы были рассмотрены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационнораспорядительными документами в ООО «»Кравт»» и его структурных подразделениях. Также описан единый порядок приема, регистрации, учета, прохождения, подготовки, оформления, утверждения, принятия (издания), контроля за исполнением, отправки и хранения документов. Проанализировав организацию работы с документами в ООО «»Кравт»» можно выделить следующие особенности:

1.Ведение электронных журналов регистрации входящей и исходящей документации.

2.Наличие в структуре организации службы по качеству, занимающейся разработкой и внедрением Положений и СОПов о порядке работы с документами в структурных подразделениях на той или иной стадии рабочего процесса.

.Ведение журнала движения, визируемых договоров.

В работе были изложены пути совершенствования документационного обеспечения деятельности ООО «»Кравт»».

Таким образом, можно сделать вывод, что в сфере управления в настоящее время необходимо механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах (внедрение «»Электронного документооборота»»). Это позволит сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения, а также эффективно организовать систему поиска документа, позволяющую находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.Альбом форм организационнораспорядительных документов/Авт.разраб. Э.Н.Давыдова, П.А.Левчик, А.Е.Рыбаков, А.С.Терехов. 4е изд. перераб. Мн.: БелНИИДАД, 2006. 144 с.

2.Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебнопракт. руководство. Мн., ТетраСистемс, 2000. 288 с.

.Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года №323З «»Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»». Зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., №136, 2/1875.

.Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждено постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. № 27).

5.Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357. Зарегистрирован в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь, от 20.07.2000 г., № 66, 1/1414.

6.Общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 01095 «»Унифицированные документы»»//Сайт Технических нормативных правовых актов Беларуси. Режим доступа: <#»»left»»>11.Положение о порядке подготовки проектов нормативных правовых актов (утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359 «»О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности»»).

.Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 N 35 (ред. от 29.02.2008) «»Об утверждении Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь»». Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 10.05.2000, N 43, 8/3359.

13.Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 №4 «»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях»». Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь от 29 января 2009г. № 8/20434.

.Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 N 140 «»О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «»Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»». Национальный правовой Интернетпортал Республики Беларусь, 09.08.2012, 8/26212.

.Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 07.02.2001 № 173 «»О порядке выдачи и свидетельствования юридическими лицами копий документов, касающихся прав и законных интересов граждан»». Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 19, 5/5234.

.Постановление Министерства Юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь»».

17.Рыбаков А.Е. Основы делопроизводства: учебник Минск: РИПО, 2010. 328 с.