2316.Учебная работа .Тема:Исследование деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (5 оценок, среднее: 4,80 из 5)
Загрузка...

Тема:Исследование деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района»,»

Содержание

Введение

. Организационные основы деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

.1 Нормативная регламентация работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

.2 Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района по вопросам архивного дела

. Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района

.1 Состав документов и источники комплектования архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

.2 Обеспечение сохранности и использование документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района

Заключение

Библиографический список

Введение

Архивное дело представляет собой отрасль деятельности человеческого общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющиеся частью исторической памяти о прошлом. Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований.

В целях эффективной организации архивного дела на территории Российской Федерации созданы государственные и муниципальные архивы. Через них государственные органы и органы местного самоуправления реализуют свои полномочия по обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Так и на территории города Балаково создан архивный отдел администрации Балаковского муниципального образования. Архивный отдел осуществляет руководство архивным делом на территории Балаковского муниципального района, несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела города Балаково и Балаковского района.

Актуальность данной темы заключается в том, что в современных условиях общество все чаще обращается к отечественной истории, стремясь получить объективную информацию о прошлом. Развитие исторической науки невозможно без источников, одним из которых являются архивные документы. Кроме того, архивные документы сохраняют и социально значимую информацию. Таким образом, архивные документы являются носителями ретроспективной информации, несут особую значимость как для конкретного гражданина, так и для государства в целом. От эффективности деятельности архивов будет зависеть возможность сохранения этой информации. Муниципальные архивы, являясь одними из наиболее многочисленных, играют особую роль в данном отношении, поскольку на них возлагаются обязанности по практической организации архивного дела на территории муниципального образования, хранению документов муниципальных учреждений, функционирующих на его территории, участию в реализации государственной политики в сфере архивного дела. Таким образом, исследование и оценка эффективности организации их работы имеет немаловажное значение в современных условиях, в том числе, в отношении отдельно взятых муниципальных архивов.

Целью дипломной работы, обусловленной актуальностью исследуемой темы, является анализ деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района.

Для достижения поставленной в дипломной работе цели решались следующие задачи:

·анализ нормативной регламентации работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района;

·исследование организационных принципов деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района;

·выявление источников комплектования архивного отдела администрации Балаковского муниципального района;

·анализ и оценка эффективности работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района в сфере хранения, учета и использования архивных документов.

Объектом исследования является архивный отдел администрации Балаковского муниципального района; предметом организация деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района.

В данной работе использовались следующие методы исследования:

метод анализа, используемый при исследовании нормативных актов для выявления и детального изучения соответствующих норм, а также при исследовании организационных, структурных, функциональных взаимосвязей архивного отдела;

методы наблюдения и опроса, применяемые для детального изучения практической организации работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, выявлении реальных функциональных обязанностей его сотрудников;

метод синтеза, позволивший обобщить и систематизировать полученные путем использования вышеназванных методов данных, сформулировать соответствующие выводы.

Основными источниками, используемыми при проведении исследования, являлись:

·Конституция Российской Федерации, федеральные законы Российской Федерации (в том числе «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другие) и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, позволившие установить и исследовать общегосударственные правовые основы организации архивного дела в Российской Федерации, выявить компетенцию субъектов Российской Федерации и муниципальных образований в данной сфере;

·Законы Саратовской области («О некоторых вопросах муниципальной службы в Саратовской области», «О муниципальных образованиях, входящих в состав Балаковского муниципального района», «О муниципальных районах» и другие), распоряжения Правительства Саратовской области («О подготовке проекта областной целевой программы «Архивы Саратовской области в 20072010 годах», «О ликвидации филиала государственного архива Саратовской области в г. Балакове»), позволившие установить компетенцию конкретного субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, полномочия отдельных органов в соответствующей сфере, состав соответствующих мероприятий, проводимых на территории субъекта;

·Муниципальные правовые акты Балаковского муниципального района, позволившие выявить и исследовать компетенцию конкретного муниципального образования, характер взаимодействия архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, его роль, место, статус и функции;

·Нормативные акты, регламентирующие принципы организации работы муниципальных архивов.

Степень изученности данной темы минимальна. В настоящее время освещены лишь некоторые её аспекты: учет архивных документов в муниципальных архивах, правовое регулирование работы муниципального архива, взаимодействие муниципальных и региональных архивов и некоторые другие.

Данная дипломная работа состоит из: двух глав, посвященных организационным основам деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района и комплектованию, хранению учету и использованию архивных документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района; и четырех разделов, посвященных исследованию нормативной регламентации муниципального архива, организации деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, состава документов и источников комплектования архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, обеспечению сохранности и использованию архивных документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района.

1. Организационные основы деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

.1 Нормативная регламентация работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

Важнейшее место в системе безопасности Архивного фонда Российской Федерации принадлежит его правовой защите. В законодательных актах закреплено, что на территории России действуют единые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Архивный фонд Российской Федерации, в соответствии с нормами Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историкокультурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Нормы Закона разграничивают предметы ведения и полномочия между Российской Федерацией, субъектами Федерации и муниципальными образованиями.

К полномочиям муниципального образования в области архивного дела относятся:

) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек; б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (муниципальных организаций). Для их хранения закон обязывает органы местного самоуправления создавать муниципальный архив структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. В Федеральном законе речь идет о государственной, муниципальной и частной собственности на документы, что было вызвано принятием Федерального закона Российской Федерации «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и еще двух законов с поправками в него. Согласно Конституции Российской Федерации, местное самоуправление не входит в систему государственной власти, и составляет самостоятельную форму осуществления народовластия. При этом органы местного самоуправления самостоятельно управляют муниципальной собственностью. Поэтому был специально выделен блок муниципальной архивной собственности как особый блок негосударственной архивной собственности. К муниципальной собственности были отнесены архивные документы: органов местного самоуправления и муниципальных организаций; хранящиеся в муниципальных архивах, музеях и библиотеках (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность). Таким образом, муниципальное образование наделяется полномочиями, прежде всего, в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, относящихся к муниципальной собственности. С данной точки зрения немаловажно значение имеет статья «Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов», дополнившая Гражданский кодекс Российской Федерации, содержащая нормы по передаче архивных документов в случае реорганизации (в т.ч. путем преобразования, разделения либо выделения) или ликвидации юридических лиц всех форм собственности. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» уточняет принципиальное положение действующего законодательства о том, что архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, не подлежат приватизации: «Архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральными законами. В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности». В соответствии с нормами федерального законодательства, разграничение собственности между муниципальными образованиями, муниципальным образованием и субъектом Российской Федерации на архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований и хранящиеся в муниципальных архивах, осуществляется в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации. Это предполагает обязательность регламентации данного аспекта на уровне законодательства субъекта. Однако со времени отмены Основ законодательства Саратовской области об Архивном фонде Саратовской области и архивах, и до настоящего времени в области соответствующий закон отсутствует, и действуют лишь нормы федерального законодательства, что, в случае изменения статуса, разделения муниципальных образований, может создавать существенные сложности, а также ставить под вопрос легитимность и правомерность предпринимаемых действий.

) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований. При этом вопрос о передаче архивных документов, находящихся в федеральной собственности, в собственность муниципальную (как и в собственность субъекта Российской Федерации), в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», относится к компетенции Правительства Российской Федерации, и осуществляется по представлению специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти.

Органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов и городских округов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» <#»»left»»>Органы местного самоуправления и должностные лица местного самоуправления наделены правом принимать муниципальные правовые акты в области архивного дела, не противоречащие Федеральному законодательству и законодательству субъекта Российской Федерации. Муниципальный правовой акт решение по вопросам местного значения или по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, принятое населением муниципального образования непосредственно, органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории муниципального образования, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характер.

Основным муниципальным правовым актом Балаковского муниципального района, принятым в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральными законами Российской Федерации «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», «О муниципальной службе в Российской Федерации», Законом Саратовской области «О некоторых вопросах муниципальной службы в Саратовской области» и иными нормативноправовыми актами в качестве правовой основы местного самоуправления на территории соответствующего муниципального образования, является Устав Балаковского муниципального района, имеющий высшую юридическую силу по отношению к другим муниципальным правовым актам, принятым на территории Балаковского муниципального района.

Балаковский муниципальный район является муниципальным образованием, состоящим из городских и сельский поселений, объеденных общей территорией в соответствии с Законом Саратовской области «О муниципальных образованиях, входящих в состав Балаковского муниципального района». Границы Балаковского муниципального района и его статус установлены Законом Саратовской области «О муниципальных районах».

Устав города определяет вопросы местного значения муниципального района, его территориальное устройство, структуру и статус органов местного самоуправления, порядок их формирования, взаимодействия, полномочия и ответственность, правовую, экономическую и финансовую основы осуществления местного самоуправления, формы участия населения Балаковского района в осуществлении местного самоуправления и их участия в деятельности органов местного самоуправления.

Действие Устава администрации Балаковского муниципального района распространяется на деятельность всех находящихся на территории Балаковского муниципального района органов и должностных лиц местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, независимо от их организационноправовых форм и форм собственности, общественных объединений, должностных лиц и граждан. В числе других вопросов, он регламентирует «формирование и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений», что соответствует гл. 1, ст. 4, п. 3 Федерального закона Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации».

Для реализации этого требования, в структуре администрации Балаковского муниципального района образован архивный отдел, непосредственное управление которым осуществляется посредствам издания организационноправовых документов комплекса взаимоувязанных документов, реализующих нормы административного права, и являющихся правовой основой деятельности организации. Они содержат положения, обязательные для исполнения. С помощью этих документов реализуется одна из основных управленческих функций организационная, в рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания организации, установление ее организационноштатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними.

В архивном отделе администрации Балаковского муниципального района действуют следующие организационноправовые документы:

·Положение «Об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района»;

·Штатное расписание администрации Балаковского муниципального района;

·Правила внутреннего трудового распорядка администрации Балаковского муниципального района;

·Должностные инструкции служащих и работников архивного отдела администрации Балаковского муниципального района.

Положение «Об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района» разработано на основе Примерного Положения о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования). Положение закрепляет статус архивного отдела как структурного подразделения администрации Балаковского муниципального района; устанавливает функции, задачи, права, взаимодействие архивного отдела с другими учреждениями; а также регламентирует организационные принципы осуществления управления архивным отделом администрации Балаковского муниципального района. Положение составлено в соответствии с требованиями Федеральных законов «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», а также Устава Балаковского муниципального района, и не противоречит их нормам.

Штатное расписание это организационноправовой документ, в котором отражается структура учреждения, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данном учреждении, применительно к конкретным должностям. Штат это состав работников учреждения, определяемый руководством на определенный период. Таким образом, штатное расписание это внутриорганизационный нормативный документ, четко отражающий структуру учреждения, в него включен перечень подразделений предприятия, наименования должностей, информацию о количестве единиц в штате, размеры всех должностных окладов, дополнительных выплат и надбавок, а так же месячный фонд заработной платы. В администрации Балаковского муниципального района штатное расписание составляется отделом муниципальной службы и кадров администрации Балаковского муниципального района и бухгалтерией, согласовывается с комитетом финансов администрации Балаковского муниципального района, утверждается Собранием депутатов Балаковского муниципального района. Благодаря именно этому взаимодействию при составлении штатного расписания в целом формируется квалифицированный штат, так как отдел муниципальной службы и кадров администрации Балаковского муниципального района подбирает сотрудников, чьё образование и профессиональные навыки соответствуют требованиям, прописанным в должностных инструкциях той или иной специальности, а бухгалтерия и комитет финансов, в свою очередь, грамотно решают вопросы денежного характера. Вместе с тем, необходимо отметить, что руководство архивного отдела администрации Балаковского муниципального района в составлении штатного расписания и в подборе штата не участвует, что не способствует эффективности работы архивного отдела, так как лишь руководство архивного отдела, учитывая специфику работы в архиве, сможет подобрать квалифицированных специалистов, исходя не только из формальных (прописанных в должностных инструкциях), но и реальных (обусловленных объективными потребностями архива) требований.

Правила внутреннего трудового распорядка администрации Балаковского муниципального района разработаны в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом «О муниципальной службе в Российской Федерации», Трудовым кодексом Российской Федерации, Законом Саратовской области «О некоторых вопросах муниципальной службы в Саратовской области», Уставом Балаковского муниципального района и иными нормативноправовыми актами.

Правила внутреннего трудового распорядка администрации Балаковского муниципального района локальный нормативный акт, регламентирующий, в соответствии с действующим законодательством, порядок приема и увольнения муниципальных служащих и работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющих обеспечение деятельности администрации Балаковского муниципального района, основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а так же иные вопросы регулирования трудовых отношений.

Правила внутреннего трудового распорядка Балаковского муниципального района содержат в себе следующие аспекты: трудовой распорядок организации (в соответствии со ст. 189 гл. 29 ТК РФ); основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора (в соответствии со ст. 189 гл. 29 ТК РФ, ст. 11, 12 гл. 3 Федерального закона от 02.03.2007 №25ФЗ); порядок приема и увольнения работников (в соответствии со ст. 189 гл. 29 ТК РФ, ст. 16 гл. 4 Федерального закона от 02.03.2007 №25ФЗ); сроки выплаты заработной платы (в соответствии со ст. 22 гл. 2, ст. 136 гл. 21 ТК РФ, п. 1 ст. 11 гл. 3 Федерального закона от 02.03.2007 №25ФЗ); общее регулирование вопросов рабочего времени (в соответствии со ст. 91 гл. 15 ТК РФ); определение режимов рабочего времени (в соответствии со ст. 104 гл. 16 ТК РФ); время предоставления перерывов в работе, их конкретная продолжительность (в соответствии со ст. 108 гл. 18 ТК РФ); перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (в соответствии со ст. 101 гл. 16 ТК РФ); регулирование общих вопросов предоставления работникам времени отдыха (в соответствии со ст. 189 гл. 29 ТК РФ); продолжительность предоставляемого работникам ежегодного оплачиваемого отпуска (в соответствии со ст. 115 гл. 19 ТК РФ, ст. 21 гл. 5 Федерального закона от 02.03.2007 №25ФЗ); продолжительность предоставляемого работникам ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день (в соответствии со ст. 119 гл. 19 ТК РФ); применяемые меры поощрения и взыскания (в соответствии со ст. 189 гл. 29, ст. 191 гл. 30 ТК РФ, ст. 26, 27 гл. 7 Федерального закона от 02.03.2007 №25ФЗ). Служащие и работники архивного отдела администрации Балаковского муниципального района строго соблюдают правила внутреннего трудового распорядка и свою трудовую деятельность осуществляют согласно его нормам.

Правила внутреннего трудового распорядка, а также все изменения и дополнения к ним утверждаются Главой администрации Балаковского муниципального района с учетом мнения представительного органа работников администрации Балаковского муниципального района. Представительным органом администрации Балаковского муниципального района является Собрание депутатов.

Должностная инструкция это организационноправовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника учреждения при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности учреждения, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового договора (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности). Должностные инструкции регламентируют разделение трудовой деятельности между специалистами и работниками архивного отдела администрации Балаковского муниципального района.

Должностные инструкции составляются на каждого специалиста и работника архивного отдела администрации Балаковского муниципального района без исключения. Таким образом, количество должностных инструкций соответствует количеству штата архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, а именно шесть должностных инструкций. Начальник управления муниципальной службы и кадров администрации составляет и подписывает должностную инструкцию на начальника архивного отдела администрации Балаковского муниципального района. Она согласовывается с начальником правового управления администрации и утверждается заместителем Главы администрации, руководителем аппарата Балаковского муниципального района. Начальник архивного отдела, в свою очередь, разрабатывает инструкции на своих подчиненных. Инструкции подписывает начальник архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, согласовывается с начальником правового управления администрации и начальником управления муниципальной службы и кадров администрации, утверждается заместителем Главы администрации, руководителем аппарата Балаковского муниципального района. Таким образом, именно при таком взаимодействии возможно грамотное составление должностных инструкций, которые будут правомерны, соответствовать квалификационным требованиям и устраивать непосредственное руководство.

В должностных инструкциях в целом детально прописаны функциональные обязанности и сфера трудовой деятельности сотрудников архивного отдела администрации Балаковского муниципального района. Специалисты и работники архивного отдела администрации Балаковского муниципального района в своей трудовой деятельности следуют должностным инструкциям, что в свою очередь благотворно влияет на работу архивного отдела в целом.

В практической работе архивный отдел администрации Балаковского муниципального района руководствуется нормами, закрепленными Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, в которых не только сконцентрированы действующие нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и отражены накопленные архивистами опыт и достижения современных технологий. Название и внутренняя структура новых Правил вытекают из нормы подпункта 2 п. 1 ст. 4 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», которая к числу полномочий Российской Федерации в области архивного дела относит «установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил». Кроме того, архивный отдел администрации Балаковского муниципального района также основывается в совей деятельности на общегосударственные нормы в отношении пожарной безопасности в архивах, закрепленные в «Специальных правилах пожарной безопасности в государственных и муниципальных архивов Российской Федерации», которые устанавливают требования пожарной безопасности, обязательные для применения и исполнения государственными и муниципальными архивами Российской Федерации, их должностными лицами и работниками, в том числе привлекаемыми по договору найма, в целях защиты жизни и здоровья граждан, государственного или муниципального имущества, документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имущества юридических лиц.

В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, Федеральное архивное агентство также может оказывать и другую методическую помощь государственным и муниципальным архивам в организации их работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.

Архивному отделу администрации Балаковского муниципального района оказывает методическую помощь Управление по делам архивов Саратовской области. Собственные локальные методические и инструктивные акты в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района не разрабатываются, что, помоему мнению, является не эффективным, т.к. лишь сам архивный отдел на практике своей работы и работы ведомственных может оценить необходимость в разработке актов методического характера.

Таким образом, государство обеспечивает организацию архивного дела посредством законодательства. Федеральное законодательство четко регламентирует деятельность всех архивов не зависимо от их статуса. При этом оно поощряет создание своего архивного законодательства на уровне субъектов Российской Федерации и на муниципальном уровне, которое не будет противоречить Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам и издаваемым в соответствии с ними иным нормативным правовым актам Российской Федерации. На мой взгляд, в Саратовской области не достаточно внимания уделяется разработке законопроектов, посвященных архивному делу. На местах, в Балаковском муниципальном районе, муниципальные правовые акты, посвященные архивному делу, не издаются, что отрицательно может сказываться на развитии архивного дела на территории Балаковского муниципального района, так как федеральное законодательство является основой работы архивов, но оно не может учитывать специфику конкретного муниципального архива, этим вопросом должно заниматься местное самоуправление, чего в Балаковском муниципальном районе не делается.

Организационноправовые документы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района являются основой организации его деятельности. Они охватывают и регламентируют все аспекты трудовой деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, взаимодополняя друг друга. Все организационноправовые документы архивного отдела разработаны в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и не противоречат его нормам.

1.2 Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района по вопросам архивного дела

Архивный отдел администрации Балаковского муниципального района создан в соответствии с Уставом администрации Балаковского муниципального района и является ее структурным подразделением. Архивный отдел создан для решения вопросов местного значения Балаковского муниципального района по формированию и содержанию муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений. Архивный отдел имеет право представлять администрацию Балаковского муниципального района по всем вопросам, входящим в его компетенцию.

Администрация Балаковского муниципального района финансирует работу архивного отдела путем: а) предоставления соответствующего здания; б) осуществления технического и иных видов обеспечения (оргтехникой, стеллажами, мебелью, канцтоварами и т.д.). Также администрация БМР формирует штат архивного отдела сотрудниками, квалификация которых соответствует требованиям, прописанным в должностных инструкциях.

Архивный отдел разрабатывает и представляет на утверждение администрации Балаковского муниципального района списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архивный отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков, организует отбор и осуществляет прием документов на хранение. Это позволяет, с одной стороны, контролировать деятельность отдела с точки зрения реализации возложенных на него обязанностей, а с другой на основании данных об интенсивности комплектования и динамике состава источников комплектования своевременно принимать решения о необходимости дополнительного финансирования.

В целях обеспечения функции контроля за сохранностью архивных документов, архивный отдел информирует администрацию Балаковского муниципального района о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства Российской Федерации об архивном деле, а также вносит на рассмотрение Главы администрации Балаковского муниципального района предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе.

Для обеспечения информационной функции, он информирует органы местного самоуправления муниципального района о составе и содержании документов архивного отдела, исполняет их запросы на документную информацию; предоставляет документы органам местного самоуправления для их научного и практического использования.

Схема взаимодействия архивного отдела с администрацией Балаковского муниципального района изображена на рис. 1.

Рис. 1. Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района и администрации Балаковского района

В соответствии с Положением «Об Управлении по делам архивов Правительства Саратовской области», архивный отдел входит в систему Управления по делам архивов области, взаимодействует с ним по организационнометодическим вопросам, и на основании распоряжения Правительства Саратовской области «О ликвидации филиала государственного архива Саратовской области в г. Балакове», с 1999 года осуществляет в установленном порядке отдельные полномочия в сфере обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Саратовской области, а так же осуществляет контроль за состоянием ведомственного хранения документов в учреждениях, функционирующих на территории Балаковского муниципального района.

Управление по делам архивов Правительства Саратовской области осуществляет контроль деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, и оказывает ему организационнометодическую помощь (бюллетени, консультации). Для реализации данной функции архивный отдел администрации Балаковского муниципального района:

представляет в Управление по делам архивов Правительства Саратовской области по установленным формам сведения о хранящихся в архивном отделе фондах;

направляет в Управление по делам архивов Правительства Саратовской области: годовой отчет с основными показателями (прием документов в архив, проверка наличия фондов, учет фондов, переработка фондов или усовершенствования фондов и т.д.), ежеквартальный отчет по документам постоянного хранения города и района, отчет каждое полугодия по документам личного состава;

разрабатывает и согласовывает с Управлением по делам архивов Правительства Саратовской области списки учреждений и организаций, документы которых подлежат передаче в архивный отдел.

информирует Управление по делам архивов Саратовской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства Российской Федерации об архивном деле;

представляет на утверждение экспертнопроверочной комиссии (ЭПК) Управления по делам архивов Правительства Саратовской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, описи фотодокументов, описи дел по личному составу;

подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное хранение в соответствующий государственный архив на условиях соглашения между Управлением по делам архивов Правительства Саратовской области и администрацией Балаковского муниципального района;

ежегодно отчитывается в Управление по делам архивов Саратовской области и о работе ведомственных архивов (на основании предоставляемых в архивный отдел ведомственными архивами паспортов архивов, на основании которых архивным отделом составляется сводная ведомость). Также ведомственные архивы раз в год предоставляют сведения о состоянии хранения документов в архивный отдел, который в свою очередь в Управление по делам архивов Саратовской области.

В 2006 г., в целях повышения эффективности функционирования системы архивов Саратовской области, была разработана областная целевая программа «Архивы Саратовской области в 20072010 годах», разработанная на основании и с учетом требований законодательства и распоряжения Правительства области «О подготовке проекта областной целевой программы «Архивы Саратовской области в 20072010 годах». Основной целью Программы является укрепление материальнотехнической базы подведомственных архивных учреждений, сохранение и приумножение Архивного фонда Саратовской области, обеспечение гарантий прав граждан на социальную защищенность.

В программе предусмотрено решение следующих задач:

·увеличение объема и развитие информационного потенциала Архивного фонда Саратовской области;

·обеспечение условий для постоянного хранения архивных документов и предотвращения их утраты;

·совершенствование информационнопоисковых систем к архивным документам, правовое, научное и кадровое обеспечение архивных учреждений;

·расширение доступа к архивной информации.

Действие данной программы предполагает также взаимодействие муниципальных архивов с Управлением по делам архивов по вопросам повышения квалификации их сотрудников, а также совместной выработки мер по повышению эффективности обеспечения сохранности архивных документов.

Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района с Управлением по делам архивов Правительства Саратовской области можно представить схематично (рис. 2):

Рис. 2. Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района с Управлением по делам архивов Саратовской области

Взаимодействие ведомственных архивов с архивным отделом администрации Балаковского муниципального района обуславливается функцией архивного отдела по комплектованию, хранению, учету и использованию соответствующих архивных документов, а также характером его взаимодействия с администрацией Балаковского муниципального района и Управлением по делам архивов Правительства Саратовской области.

Ведомственные архивы предоставляют в архивный отдел паспорта архивов. Кроме того, раз в год ими предоставляются сведения о состоянии хранения документов. Это позволяет осуществлять своевременный контроль состояния архивохранилищ (с точки зрения их наполнения, условий хранения, интенсивности комплектования), а также своевременно формулировать комплекс мероприятий, направленных на улучшение их состояния.

Архивный отдел изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт, проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы их архивов и организации документов в делопроизводстве, а так же деятельности экспертных комиссий. Кроме того, архивный отдел согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учрежденийисточников комплектования, а также проверяет выполнение организациями, независимо от форм собственности, требования законодательства Российской Федерации в области архивного дела. Это в совокупности позволяет обеспечить не только сохранность документов в организациях, но и обеспечить качественное комплектование самого архивного отдела.

Взаимодействие архивного отдела с ведомственными архивами представлено на рис. 3:

Рис. 3. Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района с ведомственными архивами

Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района с гражданами Российской Федерации, осуществляется посредством выполнения запросов. По своему характеру запросы подразделяются на тематические (запросы о предоставлении информации по определенной теме, проблеме, событию или факту (например, биографические запросы), генеалогические (когда запрашивается информация, устанавливающая родство, родственные связи, историю семьи или рода) и социальноправовые запросы, под которыми понимаются запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Архивный отдел администрации Балаковского муниципального района выполняет тематические и социальноправовые запросы. При обращении граждан с запросами, заполняется журнал учета обращений граждан. В этом журнале фиксируется фамилия, имя, отчество обратившегося гражданина, его адрес, предмет запроса, результаты исполнения (дата исполнения, результат положительный или отрицательный). Срок рассмотрения запроса составляет один календарный месяц. Когда запрос исполнен, выдается архивная справка. Архивная справка официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

Задачи органов местного самоуправления по предоставлению пользователям архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, определены в гл. 6 ст. 26 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации».

Рис. 4. Взаимодействие архивного отдела администрации Балаковского муниципального района с гражданами Российской Федерации

Внутренние организационные и функциональные взаимосвязи архивного отдела администрации Балаковского муниципального района обуславливаются его структурой и штатной численностью.

Структура организации это устройство организации, взаиморасположение и связь ее частей (подразделений). Структура архивного отдела администрации Балаковского муниципального района утверждена заместителем Главы администрации, руководителем аппарата администрации. Структура архивного отдела администрации Балаковского муниципального района выглядит следующим образом:

Рис. 5. Структура архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

Указанные архивы являются структурными подразделениями архивного отдела администрации Балаковского муниципального района. Их деятельность осуществляется согласно Положению об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района. Вместе с тем, по составу документов, истории образования, они имеют свою специфику.

Архив по работе с документами города в прошлом был филиалом государственного архива Саратовской области, и осуществлял хранение архивных документов, относящихся к Архивному фонду Саратовской области. На основании требований Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Положения об Архивном фонде Российской Федерации, Распоряжения Правительства Саратовской области «О ликвидации филиала государственного архива Саратовской области в г. Балакове» приказом Управления делами Правительства Саратовской области была создана ликвидационная комиссия, которая, руководствуясь вышеуказанными документами, провела передачу на постоянное хранение архивному отделу Балаковского муниципального образования документов Архивного фонда Саратовской области, хранящихся ранее в филиале государственного архива Саратовской области в г. Балакове, учетного и научносправочного аппарата к ним. Акт приемапередачи на постоянное хранение документов Архивного фонда Саратовской области был утвержден Главой администрации Балаковского муниципального образования и начальником Управления по делам архивов Управления делами Правительства Саратовской области и подписан членами комиссии в составе 9 человек.

Штатный состав и численность архивного отдела администрации Балаковского муниципального района устанавливается Главой администрации Балаковского муниципального района. В нее входят:

Рис. 6. Должностной состав и штатная численность архивного отдела Балаковского муниципального района

При этом начальник и заместитель начальника архивного отдела администрации Балаковского муниципального района замещают должности, отнесенные к должностям муниципальной службы. Старшие архивариусы и архивариус занимают должности, которые не отнесены к должностям муниципальной службы и осуществляют обеспечение деятельности администрации.

Руководство архивным отделом осуществляет начальник архивного отдела, назначаемый и освобождаемый от должности постановлением Главы администрации Балаковского муниципального района. Должность начальника отдела является старшей муниципальной должностью муниципальной службы.

Должность муниципальной службы должность в органе местного самоуправления, аппарате избирательной комиссии муниципального образования, которые образуются в соответствии с уставом муниципального образования, с установленным кругом обязанностей по обеспечению исполнения полномочий органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования или лица, замещающего муниципальную должность.

На начальника отдела возлагаются следующие функции:

·организации работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района в соответствии с возложенными на отдел задачами и функциями;

·планирования работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района;

·обеспечения равномерной загрузки служащих архивного отдела администрации Балаковского муниципального района;

·нормативнометодического обеспечения деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района;

·организационнометодического руководства и контроля за работой ведомственных архивов и организацией формирования документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, органов власти и учреждений организаций и предприятий любых форм собственности, расположенных на территории Балаковского муниципального района, входящих в зону деятельности архивного отдела;

·составления сводного плана развития архивного дела на год по архивному отделу администрации Балаковского муниципального района, сводного отчета о выполнении плана развития архивного дела за год по архивному отделу администрации Балаковского муниципального района, все виды форм статистической отчетности, регламента государственного учета документов архивного фонда РФ;

·осуществления контроля за работой специалистов отдела по выполнению объемов и качества в соответствии с нормами времени и выработки;

·информирования заместителя Главы администрации Балаковского муниципального района, руководителя аппарата администрации Балаковского муниципального района о принимаемых мерах и предложениях по развитию архивного дела.

Начальник архивного отдела администрации Балаковского муниципального отдела осуществляет контроль над ведением всей учетной документации архивного отдела. К его прямым обязанностям относиться обеспечение подготовки заключений и предписаний на описи архивного отдела администрации Балаковского муниципального района и учреждений, организаций и предприятий на утверждение экспертнопроверочной комиссией Управления по делам архивов и содействие при этом преемственности научносправочного аппарата к документам.

Заместитель начальника отдела назначается на должность и освобождается от должности распоряжением Главы администрации Балаковского муниципального района. В отсутствие начальника отдела он выполняет его функции и обязанности. Таким образом, функции начальника и его заместителя являются взаимозаменяемыми.

Должности старшего архивариуса и архивариуса до 2009 года относились к должностям муниципальной службы. Вследствие сокращения штата муниципальной службы, выше указанные должности перестали относиться к таковой. Должности старшего архивариуса и архивариуса являются должностями, осуществляющими обеспечение деятельности администрации.

Функции и должностные обязанности старшего архивариуса города и старшего архивариуса района идентичны. Разница заключается только в области их ведения. К их должностным обязанностям относятся:

·определять направление производственной деятельности данного архива в развитии архивного дела;

·составлять перспективные и текущие планы работ данного архива, и представлять их начальнику архивного отдела администрации Балаковского муниципального района;

·составлять отчеты о выполнении плана архива по работе с архивными документами и представлять их начальнику архивного отдела администрации Балаковского муниципального района.

·обеспечить сохранность документов архива по работе с архивными документами района, осуществлять их пофондовый и статистический учет и совершенствовать научносправочный аппарат к документам архива;

·проводить в соответствии с планом в установленные сроки учет, архивных документов и вести всю учетную документацию по фондам архива по работе с архивными документами;

·принимать, рассматривать и исполнять запросы учреждений, организаций и предприятий, а также заявлений граждан по выполнению социальноправовых и тематических запросов;

·готовить предложения по определению источников комплектования архива с переменным составом документов и уточнению списков учреждений, организаций и предприятийисточников комплектования;

·контролировать температурновлажностный режим хранилища и для проведения санитарногигиенических работ в хранилище не реже одного раза в квартал проводить санитарные дни;

·осуществлять организационнометодическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве учреждений, организаций, предприятий источников комплектования архива, в установленном порядке проверять работу этих архивов и организацию документов в делопроизводстве, вести их пофондовый и статистический учет документов, в том числе по личному составу хранящихся в учреждениях;

·информировать администрацию Балаковского муниципального района о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях района;

·соблюдать технику безопасности, предъявляемую к помещениям хранилищ по обеспечению сохранности документов в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Хотя работники архива свою трудовую деятельность осуществляют согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», в должностных инструкция они не указанны, а указаны «Основные Правила работы государственных архивов Российской Федерации», утратившие силу, что не соответствует действительности.

Архивариус архивного отдела Балаковского муниципального образования замещает должность старшего архивариуса во время его отсутствия. В его функции и должностные обязанности входят: обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архивный отдел документов, создание справочного аппарата к ним, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве и т.д.

Диаграмма 1. Количественные показатели динамики состава фондов архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

На диаграмме, которая изображена выше, видно как увеличивается состав фондов архивного отдела администрации Балаковского муниципального района. Следовательно возрастает и объем работы, который выполняют специалисты и работники архивного отдела, а штатная численность в связи с этим не увеличивается. Отсюда можно сделать вывод, что количество штатных единиц недостаточно для продуктивного функционирования архивного отдела администрации Балаковского муниципального района.

Таким образом, проведя анализ взаимодействия архивного отдела администрации Балаковского муниципального района по вопросам архивного дела, можно сделать вывод о том, что осуществление и развитие архивного дела на территории Балаково и Балаковского района возможно лишь тогда, когда архивный отдел осуществляет тесное сотрудничество в своей деятельности с администрацией Балаковского муниципального района, Управлением по делам архивов Саратовской области, ведомственными архивами, а также с гражданами Российской Федерации. Так как лишь при таком взаимодействии, архивный отдел администрации Балаковского муниципального района может осуществлять на практике функции, возложенные на него, и которые утверждены и прописаны в Положении «Об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района».

Таким образом, проведя анализ нормативной регламентации работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района и исследовав организационные основы его деятельности, можно сделать вывод о том, что для того, чтобы обеспечить научное управление архивами, сохраняя их целостность и безопасность, чтобы они могли служить интересам граждан, общества и государства необходимо архивное законодательство. В настоящее время характерной особенностью конституционной модели организации архивного дела в России является системное взаимодействие трех уровней: федерального, субъектов Федерации и местного самоуправления. Сфера действия архивного законодательства относится к совместному ведению Российской Федерации и ее субъектов, поэтому его положения должны учитывать условия федеративного государства, провозгласившего разделение компетенции между федеральными органами власти, субъектов Российской Федерации и местного самоуправления. А организационноправовые документы позволяют, обеспечит качественное функционирование архивного отдела администрации Балаковского муниципального района. При этом, немаловажно учитывать, что осуществление продуктивного функционирования, возможно лишь при осуществлении взаимодействия, как на местах, так и на региональном уровне.

2. Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района

.1 Состав документов и источники комплектования архивного отдела администрации Балаковского муниципального района

архивный хранение учет документ

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научноисследовательских, опытноконструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино, фото, видео и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.

Комплектование архивного отдела администрации Балаковского муниципального района производится документами Архивного фонда Саратовской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, документами по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, а также ликвидированных частных предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности.

Архивный отдел администрации Балаковского муниципального образования хранит:

·документы государственной части Архивного фонда Саратовской области, образовавшиеся в деятельности администрации города Балаково и Балаковского района, Балаковского муниципального района, сельских Советов, округов и других органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а также находящихся в совместном ведений района, города и области, документы ликвидированных городского, районного и сельских советов народных депутатов, их исполнительных комитетов, предприятий, учреждений и организаций городского и районного подчинения, кооперативных и общественных организаций;

·государственных учреждений, организаций и предприятий, действующих на территории г.Балаково и Балаковского района;

·негосударственных объединений (концернов, ассоциаций, акционерных обществ, товариществ, кооперативов, артелей, колхозов и т.д.), учреждений и предприятий, действовавших и действующих на территории г.Балаково и Балаковского района, средств массовой информации;

·документы личного происхождения, семейные архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность которых связанна с историей города Балаково и Балаковского района, поступившие на законном основании в муниципальную собственность;

·фотодокументы отражающие прошлое и настоящие Балаковского района и города Балаково.

·печатные, иллюстрированные и другие материалы, дополняющие фонды архивного отдела;

·документы по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений организаций и предприятий, не имеющих правопреемника и ликвидированных частных предприятий, не имеющих отраслевого или ведомственного признака принадлежности или условной правопреемственности.

Архивный отдел также хранит учетные документы, архивные справочные информационные базы данных и другие материалы, необходимые ему в практической работе.

Документы, относящиеся к частной собственности, но входящие в состав Архивного фонда Саратовской области, поступают на хранение в архивный отдел администрации Балаковского муниципального района на основе договоров, заключенных между собственниками документов и администрацией Балаковского муниципального района.

Архивный отдел, при наличии свободных хранилищ, по согласованию с Главой администрации Балаковского муниципального района может принимать на депозитарное хранение документы государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, а так же общественных организаций и граждан. Депозитарное хранение документов это хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Хотя в Положении «Об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района» прописано, что архивный отдел администрации Балаковского муниципального района может принимать на депозитарное хранение документы, но на практике этого не осуществляется.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора. В архивном отделе администрации Балаковского муниципального района списки организацийисточников комплектования актуализируется в случаях изменения названия организацииисточника комплектования, либо если Управление по делам архивов Саратовской области запрашивает такие сведения.

Источник комплектования это юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Начальник архивного отдела администрации Балаковского муниципального района готовит предложения Главе администрации Балаковского муниципального района по определению источников комплектования архивов отдела и уточнению списков учреждений, организаций и предприятий, а также частных лиц, документы которых подлежат приему.

Хранение документов организацийисточников комплектования осуществляется также на основании договора, заключаемого между архивным отделом администрации Балаковского муниципального района, и организацией. Данный договор регламентирует права и обязанности сторон. Договор составляется в соответствии с законодательством Российской Федерации в двух экземплярах.

В архивном отделе администрации Балаковского муниципального района 54 организацийисточников комплектования. По формам собственности они делятся на:

·федеральную 7 организацийисточников комплектования;

·областную 12 организацийисточников комплектования;

·муниципальную 33 организацийисточников комплектования;

·частную 2 организацийисточников комплектования.

Диаграмма 2. Количественные показатели организацийисточников комплектования

К федеральной собственности хранящийся в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района относятся архивные документы: федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом».

К федеральной форме собственности относятся следующие источники комплектования архивного отдела администрации Балаковского муниципального района:

·Балаковский городской суд Саратовской области Саратовского областного суда Управления судебного департамента при Верховном суде Российской Федерации;

·Балаковский районный суд Саратовской области Саратовского областного суда Управления судебного департамента при верховном суде Российской Федерации;

·прокуратура г.Балаково Саратовской области прокуратуры Саратовской области;

·отделение федерального казначейства по г.Балаково, по Балаковскому району управления федерального казначейства по Саратовской области;

·Межрайонная Инспекция Федеральной налоговой службы №2 по Саратовской области;

·Федеральное государственное унитарное предприятие опытнопроизводственное хозяйство «Новониколаевское» научнопроизводственного «СаратовСАРГО»;

·ОАО Саратовская ГЭС.

К собственности субъекта Российской Федерации хранящийся в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района относятся архивные документы: государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации.

К областной форме собственности относятся:

·государственное унитарное предприятие опытнопроизводственное хозяйство «Крутое» научноисследовательского института сельского хозяйства и биотехники «ЮгоВосток»;

·ОАО «Подсосенское» ООО промышленного объединения «Плодоовощпром»;

·ОГУ «Балаковский лесхоз» Министерства леса, охотничества и рыбного хозяйства Саратовской области;

·Балаковский институт техники, технологии и управления (филиал ГОУВПО) Саратовского Государственного технологического университета;

·ГОУСПО «Балаковский политехнический техникум»;

·ГОУСПО «Поволжский колледж технологии и менеджмента»;

·ГОУСПО «Балаковского медицинское училище»;

·Управление социальной защиты населения Балаковского района Министерства здравоохранения и социальной поддержки Саратовской области;

·коллекция документов избирательных комиссий г.Балаково и Балаковского района;

·Балаковская районная организация Профсоюза работников здравоохранения;

·Балаковский горком профсоюзов работников государственных учреждений и общественного обслуживания;

·Балаковская городская организация Саратовской общественной организации профсоюза и науки Российской Федерации.

К муниципальной собственности, хранящейся в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района, относятся архивные документы: органов местного самоуправления и муниципальных организаций.

К муниципальной собственности относятся:

·Собрание депутатов Балаковского муниципального образования;

·Совет муниципального образования г.Балаково;

·администрация Балаковского муниципального образования, администрация Балаковского района;

·органы местного самоуправления муниципальных образований, входящих в состав Балаковкого муниципального района (БыковоОтрогского, Головановского; Еланского; Комсомольского; Кормежского; Красноярского; Матвеевского; Маянговского; Натальинского; Наумовского; Новоелюзанского; Новониколаевского; Новополеводинского; Подсосенского; Пылковского; Сухоотрогского);

·комитет финансов администрации Балаковского муниципального района Саратовской области;

·комитет по управлению имуществом администрации Балаковского муниципального района;

·отдел экономического анализа и прогнозирования администрации Балаковского муниципального района;

·управление сельского хозяйства администрации Балаковского муниципального района;

·управление архитектуры и градостроительства администрации Балаковского муниципального района;

·комитет жилищнокоммунального хозяйства администрации Балаковского муниципального района;

·унитарное муниципальное предприятие «Балаковоэлектротранс» администрации Балаковского муниципального района;

·муниципальное унитарное предприятие «Информационный центр «Балаковские вести»» администрации Балаковского муниципального района;

·управление образования администрации Балаковского муниципального района;

·муниципальное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа №28 управления образования администрации Балаковского муниципального образования;

·управление культуры администрации Балаковского муниципального района;

·комитет здравоохранении администрации Балаковского муниципального района.

К частной собственности хранящийся в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района относятся архивные документы: организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, в том числе общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства (далее негосударственные организации).

К частной форме собственности относиться ООО «Огни Балаково», издающее местное периодическое издание газету с аналогичным названием и колхоз (сельскохозяйственный производственный кооператив) им. Свердлова управления сельского хозяйства администрации Балаковского муниципального района.

Таким образом, комплектование архивного отдела администрации Балаковского муниципального района производится документами Архивного фонда Саратовской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, документами по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, а также ликвидированных частных предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности.

Архивный отдел осуществляет взаимодействие с организациямиисточниками комплектования на договорной основе, осуществляя хранение архивных документов всех форм собственности. Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев прописанных в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

2.2 Обеспечение сохранности и использование документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района

Архивный отдел администрации Балаковского муниципального района обеспечивает сохранность и государственный учет документов архивного фонда Саратовской области, хранящихся в архивном отделе, а также сохранность и государственный учет документов по личному составу учреждений организаций и предприятий различных форм собственности, расположенных на территории Балаковского муниципального района, хранящихся в архивном отделе. Организация хранения документов система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Неотъемлемой частью обеспечения сохранности архивных документов является проверка их наличия. В архивном отделе администрации Балаковского муниципального района проверка наличия осуществляется в соответствии с «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» 1 раз в 10 лет. В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет. Проверку наличия осуществляют старшие архивариусы, каждый в своем архиве. В ходе проверки наличия составляется акт и лист проверки на каждый фонд.

Также для обеспечения сохранности необходимо использовать консервацию и реставрацию документов, а также создание страхового фонда и фонда пользования. Консервация документов обеспечение сохранности документов посредством режима хранения, стабилизации, реставрации и изготовления копии. Реставрация (реставрационноконсервационная обработка) комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов.

Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (страховой фонд) создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования). К сожалению, в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района реставрация и консервация архивных документов не осуществляется. Также не создаются страховые фонды и фонды пользования. Вследствие, чего архивные документы, хранящиеся в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района могут изнашиваться, выцветать, т.е. терять свои физические свойства. Износ изменение состояния поверхности документа в результате трения. Выцветание уменьшение первоначальной насыщенности цвета документа.

Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района осуществляется согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и по формам Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учет документов необходим для:

·обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;

·для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

·для наиболее эффективного использования документов.

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

·архивный фонд, архивная коллекция;

·единица хранения (учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение).

В архивном отделе хранятся четыре архивные коллекции: коллекция документов избирательных комиссий г.Балаково и Балаковского района; коллекция документов участников Великой Отечественной войны; коллекция документов бывших несовершеннолетних узников фашистских концлагерей; коллекция документов экспозиции «руководителей» г.Балаково. Архивная коллекция совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

Система учетных документов архива комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Учет документов в архивном отделе ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и «Основными правилами работы архивов организации». Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивным отделом администрации Балаковского муниципального района самостоятельно.

Осуществляет контроль за ведением всей учетной документации по фондам архивов непосредственно начальник архивного отдела администрации БМР. Учет архивных документов при их поступлении и выбытии представлен схематично на рис. 78.

Рис. 7. Схема учета архивных документов при их поступлении в архивный отдел администрации БМР

Рис. 8. Схема учета архивных документов при их выбытии из архивного отдела администрации БМР

Основными учетными документами в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района являются:

·книга учета поступления и выбытия документов для учета в архивном отделе каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

·список фондов для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

·список фондов для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

·лист фонда для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;

·карточка архивного фонда учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения.

·опись дел для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись;

·реестр описей для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;

·реестр описей особо ценных фондов для регистрации описей фондов, учета их количества и состава;

·паспорт архивохранилища для суммарного учета фондов и документов архивохранилища архивного отдела администрации БМР;

·опись особо ценных дел для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов;

·дело фонда комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд;

·листзаверитель дела для учета количества листов в деле.

Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел и т.д. Учетные документы в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района создаются для удобства пользования, быстрого поиска архивных документов. Вспомогательные учетные документы разрабатывает начальник архивного отдела.

Основанием каждой записи в основных учетных документах при поступлении документов в архивный отдел администрации БМР является:

·акт приемапередачи документов из организации, от юридического или физического лица.

Основанием каждой записи в основных учетных документах при выбытии документов из архивного отдела администрации БМР является:

·акт приемапередачи документов на постоянное хранение в архив;

·акт возврата документов собственнику;

·акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

·акт о неисправимых повреждениях документов.

По результатам выполнения внутриархивных работ (составления описей особо ценных дел и документов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов и т.д.) оформляются:

·опись особо ценных дел;

·акт о технических ошибках в учетных документах;

·акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.).

Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.

Если документы фонда поступают в архивный отдел администрации Балаковского муниципального образования впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе делается отметка: не описаны»» и даются сведения об объеме.

Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).

В архивном отделе администрации Балаковского муниципального района ведется список фондов.

Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении его документов в архивный отдел администрации БМР. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс «»ОЦ»».

В случае передачи фонда в другой архив, включения его в состав выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах списка фонда («»отметка о выбытии»») указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

Название фонда вносится в список с титульного листа описи.

В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации последнее название.

К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются:

·количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов;

·количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

Список фондов прошивается, помещается в твердую обложку. Листы пронумеровываются, и составляется листзаверитель.

Лист архивного фонда учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научносправочного аппарата в их динамике.

Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации. В графе «Местонахождение фонда» указывается архивный отдел администрации БМР.

В графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления фонда в данный архивный отдел.

В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

В графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организациифондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Все последующие изменения в названии и подведомственности организациифондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архивный отдел документов фонда.

В графе «Выбытие» указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.

В графе «Наличие (остаток)» количество описанных документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

Количество дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, указывается в разделе «Учет описанных документов».

Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка «см. продолжение N…», на последующем «продолжение N…».

Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.

Архивная опись архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

В архивном отделе администрации Балаковского муниципального составляются описи дел и отправляются в Управлении по делам архивов Правительства Саратовской области, описи документов по личному составу на согласование, а постоянного хранения на утверждение.

Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного и по личному составу.

Описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах, 1 экземпляр контрольный и храниться в архивохранилище, а второй рабочий храниться у старшего архивариуса. Описи дел постоянного хранения составляются в трех, а особо ценные в четырех экземплярах. Также все экземпляры охраняться в разных места. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.

Количество единиц хранения в одной описи, не превышать четырехзначную цифру 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учетный номер.

При выбытии всех дел по какойлибо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе «Примечание» против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп «Выбыло».

Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.

Суммарный учет дел в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указывается количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.

Законченные описи дел комплектующихся и некомплектующихся фондов, состоящие из годовых разделов, имеют общую итоговую запись ко всей описи в целом.

Если опись состоит из нескольких томов, в конце каждого тома составляется как итоговая запись к соответствующему тому, так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).

Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архивный отдел администрации БМР описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организациифондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т. д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архивного отдела администрации БМР. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» <#»»left»»>Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» обеспечивает право на доступ к информации. «Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы».

Постановление Правительства РФ «О федеральной целевой программе «Культура России (20012005 годы)» среди других не менее значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.

Основные правила работы архивов организаций определяют то, что «использование архивных документов применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан…Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа».

Одними из основных задач использования архивных документов являются удовлетворение информационных потребностей общества и обеспечение законных прав и интересов граждан. В архивном отделе администрации Балаковского муниципального района не в полной мере осуществляется использование архивных документов. До не давнего времени архивный отдел администрации Балаковского муниципального района проводил выставки («Ерошкин В.К. Герой Советского Союза», «Этот день мы приближали, как могли», «Есть такая профессия Родину защищать» и др.), но в настоящее время выставок не проводится.

В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами. В читальном зале архивного отдела администрации Балаковского муниципального района работают пользователи (писатели, журналисты, студенты и др.). Работниками архивного отдела администрации БМР ведется учет использование дел и документов архивного отела: книга выдачи дел из хранилища и журнал регистрации посещений читального зала. При этом читальный зал архивного отделе не удобен для работы в нем, т.к. он является проходным. При этом, как говорилось выше, фонды пользования в архивном отделе не создаются. Пользователи работают с оригинальными документами, что отрицательно сказывается на физическом состоянии архивных документов, что в свою очередь может привести к разрушению документов. Разрушение документа полная утрата эксплуатационных свойств документа.

Также архивный отдел администрации Балаковского муниципального района выполняет тематические и социальноправовые запросы. Информация социальноправового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Архивная справка документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование архива, которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.

Срок исполнения запросов социальноправового характера граждан и организаций по материалам архивного отдела администрации Балаковского муниципального района не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Таким образом, обеспечение сохранности в архивном отделе администрации осуществляет в недолжной степени, так как в архивном отделе не создаются страховой фонд и фонд пользования. Также в архивном отделе не осуществляется такой вид обеспечения сохранности как реставрация и консервация, в совокупности это может привести к износу архивных документов, что в свою очередь к потере архивных документов. А обеспечение сохранности архивных документов является одной из основных задач архивов, не зависимо от их статуса. Но хотелось бы отметить, что учет архивных документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района осуществляется в полной мере по требованиям законодательства, а именно по «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, но в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района осуществляются они не все. Архивный отдел не проводит выставки, не осуществляет публикации архивных документов. Также стоит отметить, что в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района читальный зал не удовлетворяет потребности пользователей, так как он неудобен для работы в нем.

Таким образом, выявив источники комплектования архивного отдела администрации Балаковского муниципального района и проведя анализ эффективности деятельности его деятельности в сфере хранения, учета и использования архивных документов, можно сделать вывод о том что, в большинстве своем архивный отдел администрации Балаковского муниципального района хранит документы организацийисточников комплектования относящиеся к муниципальной форме собственности, но так же осуществляет хранения федеральной, областной и частной собственности. Но архивному отделу администрации Балаковского муниципального района нужно повысить эффективность использования архивных документов, так как на сегодняшний день архивный отдел администрации осуществляет использования архивных документов в полной мере лишь при выполнения запросов социальноправового и тематического характеров.

Заключение

В данной работе, в связи с поставленной целью, был проведен анализ нормативной регламентации работы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, эффективности его работы в сфере хранения, учета и использования архивных документов. Было проведено исследование организационных принципов деятельности архивного отдела администрации БМР и выявление источников его комплектования.

В ходе проделанной работы можно сделать выводы о том, что для того, чтобы обеспечить научное управление архивами, сохраняя их целостность и безопасность, чтобы они могли служить интересам граждан, общества и государства необходимо архивное законодательство. В настоящее время характерной особенностью конституционной модели организации архивного дела в России является системное взаимодействие трех уровней: федерального, субъектов Федерации и местного самоуправления. Сфера действия архивного законодательства относится к совместному ведению Российской Федерации и ее субъектов, поэтому его положения должны учитывать условия федеративного государства, провозгласившего разделение компетенции между федеральными органами власти, субъектов Российской Федерации и местного самоуправления. На мой взгляд, в Саратовской области не достаточно внимания уделяется разработке законопроектов, посвященных архивному делу. На местах, в Балаковском муниципальном районе, муниципальные правовые акты, посвященные архивному делу, не издаются, что отрицательно может сказываться на развитии архивного дела на территории Балаковского муниципального района, так как федеральное законодательство является основой работы архивов, но оно не может учитывать специфику конкретного муниципального архива, этим вопросом должно заниматься местное самоуправление, чего в Балаковском муниципальном районе не делается.

Организационноправовые документы позволяют обеспечит качественное функционирование архивного отдела администрации Балаковского муниципального района. Организационноправовые документы архивного отдела администрации Балаковского муниципального района являются основой организации его деятельности. Они охватывают и регламентируют все аспекты трудовой деятельности архивного отдела администрации Балаковского муниципального района, взаимодополняя друг друга. Все организационноправовые документы архивного отдела разработаны в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и не противоречат его нормам.

При этом, немаловажно учитывать, что осуществление продуктивного функционирования, возможно лишь при осуществлении взаимодействия как на местах так и на региональном уровне. Осуществление и развитие архивного дела на территории Балаково и Балаковского района возможно лишь тогда, когда архивный отдел осуществляет тесное сотрудничество в своей деятельности с администрацией Балаковского муниципального района, Управлением по делам архивов Саратовской области, ведомственными архивами, а также с гражданами Российской Федерации. Так как лишь при таком взаимодействии, архивный отдел администрации Балаковского муниципального района может осуществлять на практике функции, возложенные на него, и которые утверждены и прописаны в Положении «Об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района».

Комплектование архивного отдела администрации Балаковского муниципального района производится документами Архивного фонда Саратовской области, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, документами по личному составу ликвидированных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника, а также ликвидированных частных предприятий, учреждений и организаций различных форм собственности.

Архивный отдел осуществляет взаимодействие с организациямиисточниками комплектования на договорной основе, осуществляя хранение архивных документов всех форм собственности. Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании критериев прописанных в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Обеспечение сохранности в архивном отделе администрации осуществляет в недолжной степени, так как в архивном отделе не создаются страховой фонд и фонд пользования. Также в архивном отделе не осуществляется такой вид обеспечения сохранности как реставрация и консервация, в совокупности это может привести к износу архивных документов, что в свою очередь к потере архивных документов. А обеспечение сохранности архивных документов является одной из основных задач архивов, не зависимо от их статуса. Но хотелось бы отметить, что учет архивных документов в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района осуществляется в полной мере по требованиям законодательства, а именно по «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, но в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района осуществляются они не все. Архивный отдел не проводит выставки, не осуществляет публикации архивных документов. Также стоит отметить, что в архивном отделе администрации Балаковского муниципального района читальный зал не удовлетворяет потребности пользователей, так как он неудобен для работы в нем.

Библиографический список

1. Конституция Российской Федерации // Российская газета. 1993. №237.

. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197ФЗ // «Российская газета». 31 декабря 2001 г. №256.

. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 г. №51ФЗ // Российская газета. 08 декабря 1994 г. №238239.

. Федеральный закон Российской Федерации от 02 марта 2007 г. №25ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» // Парламентская газета. 2007. №34.

. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // «Российская газета». 29 июля 2006 г. №165.

. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // Парламентская газета. 2004. №201.

. Федеральный закон Российской Федерации от 06 октября 2003 г. №131ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. №40. Ст. 3822.

. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. №129ФЗ «О бухгалтерском учете» // Собрание законодательства Российской Федерации. 1996. №48. Ст. 5369.

. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07 июля 1993 г. №5341I // Ведомости съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации. 1993. №33. Ст. 1311.

. Указ Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. №552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации» // Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. 21 марта 1994 г. №12. ст. 878.

. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. №290 «О Федеральном архивном агентстве» // Собрание законодательства РФ. 21 июня 2004. №25 ст. 2572.

. Постановление Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Документы и комментарии. 2004. №8.

. Постановление Правительства РФ от 14 декабря 2000 г. №955 «О федеральной целевой Программе «Культура России (2001 2005 годы)» // Собрание законодательства РФ. 25.12.2000. №52 ст. 5143.

. Приказ Минкультуры РФ от 12 января 2009 г. №3 «Об утверждении «Специальных правил пожарной безопасности в государственных и муниципальных архивов РФ» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 15 июня 2009 г. №24

. Приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. №28ст «Об утверждении национального стандарта» // «Вестник Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии». 2007. №7.

. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. №20.

. Приказ Росархива от 29 декабря 2001 г. №101 «Об утверждении и внедрении «Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации» // М., Росархив, ВНИИДАД, 2002 (опубликован без Приказа).

. Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. №11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 6 июля 1997 г. регистрационный №1344) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 1997. №17.

. Закон Саратовской области от 02 августа 2007 г. №157ЗСО «О некоторых вопросах муниципальной службы в Саратовской области» // Саратовская областная газета. Официальное приложение. 2007. №58.

20. Закон Саратовской области от 29 декабря 2006 г. №152ЗСО «Об областных целевых программах» // Саратовская областная газета (официальное приложение). 17 января 2007 г. №6 (1780).

. Закон Саратовской области от 27 декабря 2004 №103ЗСО «О муниципальных образованиях, входящих в состав Балаковского муниципального района» (принят Саратовской областной Думой 15.12.2004) // Саратов столица Поволжья. 18 января 2005 г. №78 (12301231).

. Закон Саратовской области от 23 декабря 2004 г. №78ЗСО «О муниципальных районах» (принят Саратовской областной Думой 15.12.2004) // Саратов столица Поволжья. 29 декабря 2004 г. №267268 (12181219).

23. Постановление Правительства Саратовской области от 14 мая 2005 г. №171П «Об утверждении Положения, структуры и штатной численности Управления по делам архивов Правительства области» // «Неделя области», Спецвыпуск. 25 мая 2005 г. №35 (153).

24. Распоряжение Правительства области от 7 июля 2005 года №186Пр «О подготовке проекта областной целевой программы «Архивы Саратовской области в 20072010 годах».

. Распоряжение Правительства Саратовской области от 24 сентября 1999 г. №419Пр «О ликвидации филиала государственного архива Саратовской области в г. Балакове».

. Приказ Управления делами Правительства Саратовской области от 06 октября 1999 г. №105 «О создании ликвидационной комиссии».

27. Примерное Положение о муниципальном архиве (об архивном отделе муниципального образования): утв. решением коллегии Росархива от 02 октября 1997 г.// Информационный бюллетень. 1997. №19.

28. Устав Балаковского муниципального района: принят Решением Совета муниципального образования город Балаково 12 декабря 2005 г. №14, с изм. от 24 августа 2007 г. №113 // Балаковские вести. 29.08.2007. №69 (3095).

. ГОСТ Р 6.302003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: Госстандарт России: Издво стандартов, 2003.

. ГОСТ 7.482002. «СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения». М.: Госстандарт России: Издво стандартов, 2002.

31. ГОСТ Р 5114198. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: Госстандарт России: Издво стандартов, 1998.

. Положение «Об управлении делами Правительства Саратовской области»: утв. постановлением Правительства Саратовской области от 10 декабря 2009 года №621П.

. Положение «Об архивном отделе администрации Балаковского муниципального района»: утв. Постановлением Главы администрации Балаковского муниципального района 20 марта 2009 г. №852.

. Правила внутреннего трудового распорядка администрации Балаковского муниципального района: утв. Постановлением Главы администрации Балаковского муниципального района от 26 марта 2009 г. №32к.

. А.А.Капустин «Взаимодействие государственных и муниципальных архивов залог сохранения единых отраслевых принципов» // «Отечественные архивы». 2006. №6. 32 с.

. А.В. Ермолаева «О некоторых аспектах правового регулирования ДОУ и архивного дела в субъекте РФ» // «Делопроизводство».2006. №3. 1016 с.

. А.Н. Артизов «О реализации Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» // «Вестник архивиста». 2005. №1 (85). 919 с.

. В.В. Вялова «План работы муниципального архива разнарядка или стратегия» // «Отечественные архивы». 2004. №2. 7678 с.

. В.В. Распутина «Тестирование муниципальных архивистов» // «Отечественные архивы». 2005. №2. 138 с.

. В.Г. Ларина «Профессиональная подготовка архивистов в современной России» // «Вестник архивиста». 2006. №6. 232242 с.

. В.П. Козлов «Российские архивы в условиях административной реформы» // «Вестник архивиста». 2005. №1. 920 с.

. В.П. Козлов «Российские архивы на службе общества» // «Вестник архивиста». 2008. №4. 6574 с.

. В.С. Мясников «Современные проблемы архивного дела в Российской Федерации и задачи Российского общества историковархивистов» // «Вестник архивиста». 2007. №4. 1428 с.

. Е.В. Алексеева «Архивы и право: современное состояние и перспективы развития» // «Делопроизводство». 2005. №2. 17 с.

. Е.М. Ерина, Н.П. Брянская «Новые поступления региональных архивов» // «Отечественные архивы». 2009. №3. 132133 с.

. З.В. Козлова, М.Р. Абдуллина «Муниципальные архивы как центр сохранения и использования информационных ресурсов по истории поселений» // «Отечественные архивы». 2005. №5. 131 с.

. И.Г. Асфандиярова «Региональное архивное законодательство России: тенденции развития» // «Отечественные архивы». 2006. №4. 2937 с.

. И. Михайлов «Штатное расписание: не обязательно, но желательно» // «Экономика и жизнь». 2006. №4. 56 с.

. Интервью с В.Н. Гусевым, начальником отдела социальноправовых запросов Управления использования архивных документов Федеральной архивной службы России // «Кадры предприятия». 2003. №10.

. Л.В. Андриченко «Новое о местном самоуправлении» // «Журнал российского права». 2005. №11. 1621 с.

. Л.В.Санкина «Состав документов кадровой службы»// «Справочник кадровика». 2005. №4. 1824 с.

. М.А. Мосейчук «Организация и регулирование трудовых отношений» // «Заработная плата». 2008. №4. 3546 с.

. М.А. Мосейчук «Правила внутреннего трудового распорядка порядок их разработки, согласования, утверждения» // «Заработная плата». 2007. №5. 3334 с.

. М.В. Ларин «Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты» // «Отечественные архивы». 2006. №1. 113 с.

. М.П. Жукова «Экспертиза ценности документов и комплектование архивов (вчера, сегодня, завтра)» // «Отечественные архивы». 2004. №4. 3744 с.

. Н.С. Ларьков, О.В. Зоркова «Документ как социокультурный феномен» // «Отечественные архивы». 2010. №1. 115117 с.

. П.С. Иноземцева. Научнопрактическая конференция «Россия на документальном экране» // «Вестник архивиста». 2008. №4. 233250 с.

. С. Россоп «Должностная инструкция: понятие, содержание, разработка» // «Управление персоналом». 2008. №11. 2628 с.

. Специалисты Росархива о Правилах 2007 г. // «Отечественные архивы». 2007. №4. 39 с.

. Т.В. Kотюкова. «Документация в информационном обществе: управление документацией как сфера профессиональной деятельности» // «Отечественные архивы». 2008. №1. 116117 с.

. Т.Н. Хохордина «Что имеем сохраним» // «Вестник архивиста». 2008. №2. 3056 с.

. Т.Ф. Павлова «Обеспечение работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов: проблемы и пути их решения» // «Вестник архивиста».2009. №1. 323 с.

. Ю.Н. Мельников «О возникновении и будущем архивного дела в России» // «Отечественные архивы». 2009. №5. 138 с.

. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

. Российская энциклопедия по охране труда: В 3 т. 2е изд., перераб. и доп. М.: Издво НЦ ЭНАС, 2007.